Da Remote- und hybride Arbeitsmodelle in großen und kleinen Unternehmen weltweit zur Normalität werden, müssen Manager von Remote-Teams Datenschutz und Cybersicherheit priorisieren, um sensible Daten effektiv zu schützen. Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Europa und der California Consumer Privacy Act (CCPA) in den Vereinigten Staaten stellen strenge Compliance-Anforderungen an Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, was für Mitarbeiter, die in mehreren Rechtsräumen tätig sind, einen erheblichen Mehraufwand bedeutet. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen, Rufschädigung und rechtlichen Schritten führen.
Um Cybersicherheitsrisiken in einer zunehmend digitalen Welt effektiv zu managen, müssen Unternehmen strenge Richtlinien implementieren, in sichere Technologien investieren und ihre Mitarbeiter in bewährten Verfahren schulen. INS Global bietet fachkundige Beratung, um es Unternehmen zu ermöglichen, trotz dieser Veränderungen rechtskonform und geschützt zu arbeiten.
Die wachsende Bedeutung von Datenschutzbestimmungen
DSGVO, CCPA und andere globale Gesetze verstehen
Mit der zunehmenden Verbreitung digitaler Dienste und cloudbasierter Vorgänge, die auf globaler Ebene funktionieren, verschärfen Regierungen weltweit ihre Datenschutzrichtlinien.
Länder wie Japan, Südkorea und Indien ergänzen ihre vorhandenen Maßnahmen durch strengere Datenschutzbestimmungen, wodurch die Einhaltung dieser Vorschriften zu einem komplexen, aber unverzichtbaren Bestandteil der Geschäftstätigkeit wird. Diese Vorschriften zielen darauf ab, Unternehmen zur ethischen Nutzung von Daten zu bewegen und Verbraucher vor potenziellem Datenmissbrauch zu schützen.
Infolgedessen müssen Unternehmen, die in der digitalen Welt tätig sind, heutzutage eine Reihe von Gesetzen einhalten, die ihre Geschäftstätigkeit in einer Vielzahl von Rechtssystemen betreffen.
Die weltweite Ausweitung der Datenschutzbestimmungen
Datenschutzbestimmungen sind darauf ausgelegt, die personenbezogenen Daten von Menschen zu schützen, indem sie strenge Regeln für die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von Daten durch Unternehmen festlegen. Die DSGVO schreibt beispielsweise vor, dass Unternehmen, die in der Europäischen Union (EU) tätig sind oder Daten von EU-Bürgern verarbeiten, vor der Erhebung personenbezogener Daten die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Personen einholen müssen. Dies führte zu einer Vielzahl von neuen Anforderungen für Unternehmen, die in Online- oder digitale Datenspeicher nutzen, darunter auch E-Commerce-Unternehmen. Außerdem müssen Unternehmen strenge Sicherheitsmaßnahmen implementieren und Datenverstöße innerhalb von 72 Stunden melden. Bei Nichteinhaltung drohen Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes.
Ebenso gewährt der in Kalifornien verabschiedete CCPA Verbrauchern in Kalifornien das Recht, zu erfahren, welche personenbezogenen Daten Unternehmen erheben, deren Löschung zu verlangen und der Weitergabe ihrer Daten zu widersprechen. Auch dies hat weitreichende Konsequenzen – nicht nur für Unternehmen mit Sitz in diesem Bundesstaat.
Zusätzlich zu den nationalen Vorschriften erhöhen branchenspezifische Compliance-Standards wie HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) für Gesundheitsorganisationen und PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) die Compliance-Anforderungen für Unternehmen, die Finanztransaktionen abwickeln. Unternehmen müssen gesetzliche Änderungen kontinuierlich überwachen und ihre Datenschutzstrategien aktualisieren, um den globalen Anforderungen gerecht zu werden.
Auch andere Länder, darunter Brasilien, Kanada und China, führen eigene Datenschutzbestimmungen ein, sodass Unternehmen nun eine globale Compliance-Strategie verfolgen müssen, die eine ganze Reihe von globalen Datensicherheitsmaßnahmen berücksichtig.
Herausforderungen für die Cybersicherheit von Remote-Teams
Erhöhtes Risiko durch Cyberbedrohungen
Heute arbeitet fast die Hälfte der Arbeitnehmer weltweit zumindest teilweise im Homeoffice, und Remote-Arbeitsumgebungen schaffen zusätzliche Cybersicherheitsrisiken, da Mitarbeiter von verschiedenen Standorten und Geräten aus auf Unternehmenssysteme zugreifen müssen. Cyberkriminelle nutzen diesen erhöhten Datentraffic aus und suchen ständig nach Schwachstellen in den Sicherheitsmaßnahmen, um sich mit Phishing-Angriffen, Malware und Ransomware unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu verschaffen.
Ohne angemessene Schutzmaßnahmen riskieren Unternehmen, Kundendaten, Finanzunterlagen und geistiges Eigentum böswilligen Akteuren auszusetzen.
Die Rolle der Endpunktsicherheit bei der Remote-Arbeit
Da Mitarbeiter sich über private Geräte oder ungesicherte Netzwerke verbinden, wird die Endpunktsicherheit zu einem entscheidenden Faktor bei der Abwehr von Cyberbedrohungen. Unternehmen sollten Lösungen, Regeln und Systeme für Mobile Device Management (MDM) implementieren, die entwickelt wurden, um die Arbeit der Mitarbeiter mit bestimmten Geräten, die sensible Daten enthalten können, zu regulieren. So können sie Sicherheitsrichtlinien auf Remote-Geräten durchsetzen und die Einhaltung der unternehmensweiten Cybersicherheitsprotokolle gewährleisten. Darüber hinaus können KI-gestützte Tools zur Erkennung von Bedrohungen verdächtige Aktivitäten proaktiv identifizieren und Verstöße verhindern, bevor sie eskalieren.
Sicherung der Infrastruktur für Remote-Arbeit
Um Sicherheitsrisiken zu minimieren, müssen Unternehmen unter anderem starke Authentifizierungsprotokolle, verschlüsselte Kommunikationskanäle und Endpunkt-Sicherheitsmaßnahmen einführen. Virtuelle private Netzwerke (VPNs) und Zero-Trust-Sicherheitsmodelle sind hervorragende Möglichkeiten, um den Remote-Zugriff auf Unternehmensnetzwerke zu sichern. Unternehmen sollten außerdem eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) einführen und Software regelmäßig aktualisieren, um Schwachstellen zu beheben.
Über diese technischen internen Lösungen hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Cloud-Dienstleister und alle anderen Drittanbieter, mit denen sie zusammenarbeiten, dieselben globalen Cybersicherheitsstandards einhalten, da diese ebenfalls von Cyberkriminellen ausgenutzt werden können. Sichere Cloud-Speicher, verschlüsselte Backups und strenge Zugriffskontrollen tragen dazu bei, sensible Geschäfts- und Mitarbeiterdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Mitarbeiterschulung und Sensibilisierung
Menschliches Versagen bleibt eine der größten Bedrohungen für die Cybersicherheit und ist die Ursache für 70 % aller erfolgreichen Cyberangriffe. Daher müssen Mitarbeiter geschult werden, Phishing-Versuche zu erkennen, sichere Passwörter zu verwenden und Protokolle für die sichere Dateifreigabe zu befolgen. Regelmäßige Programme zur Sensibilisierung für Cybersicherheit tragen dazu bei, bewährte Verfahren zu festigen und die Wahrscheinlichkeit von Verstößen aufgrund von Fahrlässigkeit zu verringern.
Umgang mit Insider-Bedrohungen bei der Remote-Arbeit
Eines der weniger diskutierten, aber ebenso besorgniserregenden Cybersicherheitsrisiken geht von Insider-Bedrohungen aus. Mitarbeiter mit Zugriff auf sensible Unternehmensdaten können unbeabsichtigt oder böswillig Sicherheitsprotokolle gefährden. Unternehmen sollten rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) implementieren, Login-Aktivitäten überwachen und sichere Verfahren für den Umgang mit Daten festlegen, um die mit Insider-Bedrohungen verbundenen Risiken zu minimieren.
Sichere Verwaltung von Remote-Teams und Gehaltsabrechnungsdaten
Remote-Teams bieten zwar zahlreiche Vorteile für globale Unternehmen, sind jedoch immer mit Zusatzaufgaben verbunden, insbesondere beim Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten wie Gehaltsabrechnungsdaten, persönlichen Identifikationsdaten und Bankdaten. Die sichere Übertragung und Speicherung dieser Daten ist entscheidend, um unbefugten Zugriff und Datenverletzungen zu verhindern.
Um Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Finanzunterlagen zu schützen, müssen Unternehmen verschlüsselte Zahlungsabwicklungssysteme implementieren und sichere Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung einführen. Cloud-basierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattformen mit fortschrittlicher Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und automatisierten Compliance-Prüfungen helfen Unternehmen, Vertraulichkeit und Genauigkeit zu gewährleisten. Regelmäßige Audits und Cybersicherheitsbewertungen können die Sicherheit der Lohn- und Gehaltsabrechnung stärken und das Risiko von Betrug oder Datenlecks verringern.
Kompetenz im grenzüberschreitenden Datenverkehr
Eine sichere Remote-Lohnabrechnung umfasst auch die Einhaltung grenzüberschreitender Arbeitsgesetze und Steuervorschriften. Arbeitgeber, die Remote-Teams in verschiedenen Ländern verwalten, müssen die Einhaltung regionaler Lohnstandards, Einkommensteuergesetze und Sozialversicherungsbeiträge sicherstellen und gleichzeitig strategische Wachstumsziele im Auge behalten.
Um Sie bei der erhöhten Arbeitsbelastung zu unterstützen, die mit internationalen Aktivitäten oder weltweiten Remote-Teams einhergeht, bietet INS Global kompetente Gehaltsabrechnungslösungen, die auf die individuellen Compliance- und Datensicherheitsanforderungen jedes Landes, in dem Sie tätig sind, zugeschnitten sind und eine nahtlose und sichere Gehaltszahlung für internationale Teams gewährleisten.
Darüber hinaus können Unternehmen von professioneller Unterstützung und Richtlinien zum Schutz ihrer personenbezogenen Daten profitieren, einschließlich Best Practices für die Verwendung sicherer Passwörter und die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Gehaltsabrechnungsplattformen, da die Implementierung rollenbasierter Zugriffsberechtigungen dazu beiträgt, den Zugriff auf Gehaltsabrechnungsdaten auf autorisierte Mitarbeiter zu beschränken.
Durch einen umfassenden Ansatz für die Verwaltung von Remote-Teams können Unternehmen die Datensicherheit verbessern und gleichzeitig einen reibungslosen globalen Personalbetrieb gewährleisten.
Bewährte Verfahren für den Datenschutz und die Cybersicherheit von Remote-Teams
Eine effektive und sichere Verwaltung von Remote-Teams bedeutet heute mehr als nur die Installation grundlegender Sicherheitstools. Sie erfordert einen umfassenden, proaktiven Ansatz für den Datenschutz und die Cybersicherheit. Es reicht nicht aus, sich der potenziellen Probleme bewusst zu sein, die Remote-Arbeit für personenbezogene oder sensible Daten mit sich bringt. Durch die Umsetzung der folgenden bewährten Verfahren können Unternehmen Risiken erheblich reduzieren und eine widerstandsfähige Remote-Infrastruktur aufbauen.
Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Datenanforderungen zu verstehen
Der erste Schritt zur Gewährleistung der Compliance besteht darin, sich ein klares Bild davon zu machen, welche Daten Ihr Unternehmen erfasst, verarbeitet und speichert. Dazu gehören:
- Personenbezogene Daten wie Namen, Adressen und nationale Identifikationsnummern.
- Sensible Beschäftigungs- oder Finanzdaten, einschließlich Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen und Bankdaten.
- Kundendaten, die über CRM-Systeme oder digitale Plattformen erfasst werden.
Der erste Schritt zur Datensicherheit ist die Durchführung einer Datenkartierung, um zu ermitteln, woher diese Daten stammen, wo sie gespeichert sind, wer darauf zugreift und wie sie geschützt sind. Dies hilft, Schwachstellen schnell zu identifizieren und Richtlinien an relevante lokale oder regionale Vorschriften wie die DSGVO, den CCPA, die brasilianische LGPD oder das chinesische PIPL anzupassen.
Arbeiten Sie mit vertrauenswürdigen Fachleuten zusammen
Durch die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Personalplattformen, Cloud-Anbietern oder Employers of Record (EOR) profitieren Sie von zusätzlichen Expertenwissen zu Best Practices und zum Datenschutz. Wenn Sie jedoch Dritte einbeziehen, müssen Sie dennoch Folgendes beachten:
- Überprüfen Sie Dienstleister gründlich, indem Sie Bewertungen von Dritten, Fallstudien und verifizierte Kundenreferenzen einholen.
- Stellen Sie sicher, dass die Anbieter über anerkannte Sicherheitszertifizierungen wie ISO/IEC 27001 oder SOC 2 verfügen.
- Schließen Sie Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPAs) mit Partnern ab, in denen die Verantwortlichkeiten für den Umgang mit Daten und die Reaktion auf Vorfälle festgelegt sind.
Die Zusammenarbeit mit renommierten und erfahrenen Partnern wie INS Global stellt sicher, dass Sie die Vorschriften in allen Rechtsräumen einhalten und gleichzeitig die Daten Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens nach den höchsten Standards schützen.
Überprüfen Sie Ihre Systeme regelmäßig
Routinemäßige Systemaudits sind für die Aufrechterhaltung der Cybersicherheit und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen von entscheidender Bedeutung. Diese Audits sollten Folgendes überprüfen:
- Zugriffe – Wer hat Zugriff auf sensible Daten?
- Software und Infrastruktur – Sind alle Plattformen, Anwendungen und Server gepatcht und auf dem neuesten Stand?
- Richtlinien zur Datenerfassung – Werden veraltete oder unnötige Daten gemäß den gesetzlichen Fristen auf sichere Weise gelöscht?
- Pläne zur Reaktion auf Vorfälle – Ist Ihr Team darauf vorbereitet, innerhalb der vorgeschriebenen Meldefristen (z. B. 72 Stunden gemäß DSGVO) auf eine Datenschutzverletzung zu reagieren?
Die jährliche Hinzuziehung externer Experten zur Überprüfung der Sicherheitskontrollen und der Einhaltung von Vorschriften sorgt für Legitimität und hilft dabei, Probleme zu identifizieren, die Sie sonst möglicherweise nicht entdeckt hätten.
Halten Sie sich über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden
Datenschutzbestimmungen entwickeln sich schnell weiter, und deren Nichteinhaltung kann kostspielige Folgen haben, wobei mangelnde Kenntnisse niemals eine ausreichende Entschuldigung sind. So bleiben Sie konform:
- Abonnieren Sie Updates von offiziellen Aufsichtsbehörden oder vertrauenswürdigen Rechtsberatern.
- Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Datenschutzrichtlinien und Cybersicherheitsprotokolle mindestens einmal pro Jahr.
- Arbeiten Sie mit kompetenten Partnern zusammen, um regulatorische Änderungen in den relevanten Rechtsräumen aktiv zu überwachen und Ihre Strategien entsprechend anzupassen.
Wie INS Global Unternehmen bei Datenschutz und Cybersicherheit unterstützt
Die Einhaltung komplexer Datenschutzbestimmungen und die Umsetzung wirksamer Cybersicherheitsmaßnahmen sind große Herausforderungen – insbesondere für Unternehmen mit Remote-Teams, die in mehreren Rechtssystemen tätig sind. INS Global bietet Erfahrung und fachkundig entwickelte Lösungen, um die Einhaltung internationaler Gesetze zu gewährleisten und Remote-Arbeitsumgebungen zu sichern.
INS Global unterstützte bereits Hunderte von Unternehmen bei der Einhaltung globaler Arbeitsvorschriften und ist daher bestens aufgestellt, um Unternehmen im Jahr 2025 und darüber hinaus bei der Entwicklung von Datenschutzrichtlinien zu unterstützen, die den sich ändernden regionalen Vorschriften entsprechen. Zu den Dienstleistungen gehören Risikobewertungen, die Umsetzung von Richtlinien und eine kontinuierliche Überwachung zum Schutz sensibler Daten und zum Schutz des Geschäftsbetriebs.
Darüber hinaus unterstützt INS Global bei der Einrichtung sicherer Rahmenbedingungen für Remote-Arbeit, einschließlich Zugriffskontrollmaßnahmen, Cybersicherheitsschulungen und Compliance-Audits. Durch die Zusammenarbeit mit INS Global bei der Einstellung von Teams weltweit können Unternehmen ihre Remote-Belegschaft sicher vergrößern, ohne Kompromisse bei der Sicherheit oder der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eingehen zu müssen.
Stärken Sie Ihre Remote-Belegschaft mit fachkundiger Beratung
Im Jahr 2025 gibt es mehr Cybersicherheitsrisiken als je zuvor, da böswillige Akteure ihre Angriffsmethoden ebenso schnell weiterentwickeln wie die Tools und Schutzmaßnahmen, die für die Sicherheit sorgen. Aus diesem Grund sind Datenschutz und Cybersicherheit für Unternehmen, die Remote- und Hybrid-Arbeitsmodelle nutzen, wichtiger denn je. Angesichts der sich ständig weiterentwickelnden globalen Vorschriften müssen Unternehmen proaktiv für die Sicherheit ihrer Systeme sorgen und die Einhaltung der DSGVO, des CCPA und anderer internationaler Gesetze gewährleisten.
Kontaktieren Sie INS Global noch heute, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können, Ihre Remote-Mitarbeiter zu schützen und Compliance in einer zunehmend digitalen Welt sicherzustellen.
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