Internationale Mitarbeiter einstellen: 3 Top-Optionen für deutsche Firmen

In einer zunehmend globalisierten Wirtschaft stehen Unternehmen in Deutschland  vor neuen Herausforderungen und gleichzeitig vor spannenden Möglichkeiten. Der Trend zur Internationalisierung führt dazu, dass immer mehr deutsche Unternehmen internationale Mitarbeiter einstellen oder Mitarbeiter aus Deutschland ins Ausland entsenden. Diese Entwicklung ist nicht nur ein Zeichen für eine flexible und moderne Arbeitsweise, sondern auch eine strategische Entscheidung, um internationale Märkte zu erschließen, lokale Expertise zu nutzen und den Fachkräftemangel im Inland zu kompensieren.

Warum immer mehr deutsche Unternehmen internationale Mitarbeiter beschäftigen

Die Motive sind vielfältig: Von der Erschließung neuer Märkte über den Aufbau internationaler Teams bis hin zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit durch globale Talente. Auch steuerliche oder regulatorische Gründe können eine Rolle spielen.

Zugang zu spezialisierten Fachkräften in wettbewerbsintensiven Branchen

In stark umkämpften Branchen wie IT, KI oder Biotechnologie ist der Zugang zu hochqualifizierten Fachkräften oft entscheidend für den Unternehmenserfolg. Durch internationales Personal können deutsche Unternehmen auf globales Know-how zugreifen, das lokal schwer oder gar nicht verfügbar ist – etwa Entwickler in Osteuropa, Data Scientists in Indien oder Ingenieure in Nordamerika.

Internationale Expansion und Erschließung neuer Märkte

Der Eintritt in neue Märkte erfordert lokale Expertise, Sprachkenntnisse und kulturelles Verständnis. Internationale Mitarbeitende vor Ort können nicht nur die Erschließung des Marktes beschleunigen, sondern auch das Vertrauen lokaler Kunden und Partner stärken. Unternehmen, die global denken, profitieren von schnellerem Wachstum und nachhaltigerer Marktpräsenz.

Remote-Arbeit in einer Welt nach der Pandemie ermöglichen

Die Corona-Pandemie hat bewiesen, dass viele Tätigkeiten ortsunabhängig erbracht werden können. Remote Work ist zur neuen Norm geworden – auch über Ländergrenzen hinweg. Unternehmen, die bereit sind, internationale Remote-Tätigkeit in Erwägung zu ziehen, erschließen sich einen viel größeren Talentpool und werden gleichzeitig attraktiver für moderne Arbeitskräfte.

Umgang mit dem Fachkräftemangel in der DACH-Region

Deutschland, Österreich und die Schweiz kämpfen seit Jahren mit einem Fachkräftemangel – besonders in technischen, medizinischen und digitalen Berufen. Internationale Mitarbeitende können diese Lücken gezielt schließen und den wirtschaftlichen Druck mindern. Digitale Tools und globale Personallösungen machen den Zugang zu diesen Talenten zunehmend einfacher.

Herausforderungen bei der Einstellung von Mitarbeitern im Ausland von Deutschland aus

Das Arbeitsrecht unterscheidet sich je nach Land

Das Arbeitsrecht ist in jedem Land anders geregelt. Was in Deutschland üblich oder rechtlich zulässig ist, kann in anderen Ländern zu Konflikten oder rechtlichen Problemen führen. Ohne lokale Expertise riskieren Unternehmen Vertragsfehler, Verstöße gegen Kündigungsschutz oder Unklarheiten bei Urlaubsregelungen.

Risiko der Schaffung einer Betriebsstätte

Wird ein Unternehmen im Ausland als dauerhaft geschäftlich tätig eingestuft, kann dies zur unbeabsichtigten Gründung einer Betriebsstätte führen – mit entsprechenden Steuerpflichten vor Ort. Dieses Risiko entsteht z. B. durch lokale Vertriebsmitarbeitende oder operative Entscheidungsgewalt im Zielland.

Steuerkonformität und Sozialversicherungspflichten

Internationale Beschäftigung bringt komplexe steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten mit sich. Fehler bei der Lohnsteuer, Doppelbesteuerung oder Beitragsabführung können zu hohen Nachzahlungen und Strafen führen. Eine gründliche Prüfung der Regelungen im Herkunfts- und Zielland ist daher unerlässlich.

Remote-Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Verträgen und Sozialleistungen

Gehaltsabrechnung, Verträge und Zusatzleistungen müssen den lokalen Standards entsprechen – auch wenn der Arbeitgeber seinen Sitz in Deutschland hat. Ohne lokale Personalstrukturen ist sind diese Aufgaben oft aufwendig und fehleranfällig. Partner für die globale Gehaltsabrechnung oder EOR können hier wertvolle Unterstützung bieten.

Option 1: Direkte Anstellung über eine ausländische Tochtergesellschaft oder Niederlassung

Eine der klassischsten Möglichkeiten für ein deutsches Unternehmen mit Personal im Ausland ist die Gründung einer Tochtergesellschaft oder Niederlassung im Zielland. Diese juristische Einheit kann dann vor Ort Mitarbeiter einstellen, Arbeitsverträge abschließen, die Gehaltsabrechnung abwickeln und lokale Compliance-Anforderungen erfüllen.

Wann ist eine Niederlassung die richtige Wahl?

Eine Niederlassung ist insbesondere dann die richtige Wahl, wenn ein deutsches Unternehmen langfristige Präsenz im Ausland anstrebt, lokale Marktanteile aufbauen möchte und eine enge Beziehung zu Kunden, Partnern oder Behörden vor Ort erforderlich ist. Sie eignet sich besonders bei stabilen Geschäftsvolumen, wenn mehrere Mitarbeitende dauerhaft im Zielland tätig sind und umfangreiche operative Tätigkeiten geplant sind – etwa Vertrieb, Kundensupport oder Projektmanagement. Auch steuerliche Gründe oder die Notwendigkeit, lokale Arbeitsverträge zu schließen, können eine Niederlassung sinnvoll machen. Trotz des höheren Verwaltungsaufwands bietet sie rechtliche Sicherheit, mehr Kontrolle über die Geschäftsprozesse und eine stärkere Markenpositionierung im jeweiligen Land.

Vorteile

• Hohe Kontrolle über Prozesse, Unternehmenskultur und Personalpolitik. Das Unternehmen kann alle Richtlinien selbst festlegen und indvividuell anpassen.
• Langfristige Perspektive für Markteintritt oder Expansion. Falls das Unternehmen sich relativ sicher ist, längerfristig am Markt tätig sein zu wollen, kann es sinnvoll sein, sofort eine juristische Person zu gründen. Um den Markt zu testen, ist dies allerdings keine empfehlenswerte Methode.
• Vertrauenswürdigkeit gegenüber Kunden und lokalen Partnern. Ein Unternehmen mit einer eigenen Adresse – und somit juristischen Person – im Land wirkt vertrauenwürdig und seriös.
• Direkte Verrechnung von Betriebsausgaben im Ausland. Dies kann zu Einsparungen führen und reduziert den Verwaltungsaufwand.

Nachteile

• Hoher administrativer Aufwand. Eine Firmengründung und die laufende Verwaltung sind mit viel Arbeit verbunden. Normalerweise müssen eigene Verwaltungsabteilungen eingerichtet werden.
• Kostenintensiv, vor allem in der Anfangsphase. Die Anfangsaufgaben sind hoch, da die zuvor erwähnten Abteilungen eingerichtet und besetzt werden müssen.
• Komplexität lokaler Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsgesetze. Es ist ausschlaggebend, alle lokalen Gesetze einzuhalten und die Compliance sicherzustellen. Dies kann – abhängig vom gewählten Land – schwierig sein und Rechtsexperten bzw. sogar eigene Rechtsabteilungen erfordern. Besonders problematisch ist dies, wenn sich die Gesetze grundlegend von jenen im Heimatland unterscheiden.

Ein praktisches Beispiel

Ein deutsches Maschinenbauunternehmen plant, in Brasilien einen Vertrieb aufzubauen. Um näher am Kunden zu sein und lokale Talente zu gewinnen, gründet es eine Tochtergesellschaft in São Paulo. Die dort eingestellten Mitarbeiter werden lokal angestellt, während der technische Support durch entsendete deutsche Fachkräfte erfolgt. Durch die lokale Präsenz kann das Unternehmen schneller auf Marktanforderungen reagieren und sich als seriöser Partner in Brasilien positionieren.

Option 2: Selbstständige Auftragnehmer im Ausland

Die Beauftragung internationaler Freelancer oder selbstständiger Auftragnehmer ist eine schnelle und flexible Möglichkeit, weltweit das Potenzial von talentierten Mitarbeitern zu nutzen – ohne eine Niederlassung im Ausland gründen zu müssen. Besonders für Startups und kleine Unternehmen kann dieses Modell attraktiv sein, da es kostengünstig ist und wenig administrativen Aufwand verursacht.

Vorteile

Internationale Selbstständige können oft innerhalb weniger Tage mit der Arbeit beginnen, da weder ein lokaler Arbeitsvertrag noch komplexes Onboarding erforderlich ist. Unternehmen profitieren von einer hohen Flexibilität: Auftragnehmer können projektbasiert oder auf Stundenbasis beschäftigt werden, was eine präzise Steuerung von Budgets und Ressourcen ermöglicht. Zudem ist das Modell ideal, um schnell auf kurzfristige Anforderungen oder Marktveränderungen zu reagieren.

Nachteile

Die größte Herausforderung bei der Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmern ist das Risiko der Scheinselbstständigkeit bzw. einer falschen Einstufung. Wird ein Auftragnehmer faktisch wie ein Angestellter behandelt – etwa durch feste Arbeitszeiten, Arbeitsanweisungen oder die Nutzung von Firmenequipment – kann dies in vielen Ländern rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. Dazu gehören Nachzahlungen von Steuern, Sozialabgaben oder sogar Strafzahlungen. Zudem besteht im Streitfall oft nur eingeschränkter rechtlicher Schutz für das Unternehmen.

Steuerliche Auswirkungen von Zahlungen an Auftragnehmer

Aus deutscher Sicht sind bei der Beauftragung internationaler Auftragnehmer steuerliche Aspekte zu beachten. Zahlungen an Freelancer im Ausland können zu Quellensteuerpflichten führen, insbesondere wenn die Leistung in Deutschland erbracht wird oder als Betriebsstätte gewertet werden könnte. Zudem müssen Unternehmen prüfen, ob sie in bestimmten Ländern Meldepflichten gegenüber dem Finanzamt haben oder Umsatzsteuerregelungen beachten müssen. Eine steuerliche Beratung im Vorfeld ist daher dringend zu empfehlen.

Die optimale Wahl für: Kurzfristige Projekte und nicht-strategische Rollen

Dieses Modell der Personalbeschaffung eignet sich besonders für zeitlich begrenzte Projekte, Pilotphasen oder die Auslagerung klar definierter Aufgaben außerhalb des Kerngeschäfts – etwa im Design, in der Übersetzung, im Marketing oder in der Softwareentwicklung. Auch wenn schnelle Tests in neuen Märkten benötigt werden, ist die Zusammenarbeit mit Freelancern eine pragmatische Lösung. Für langfristige oder strategisch wichtige Rollen ist dieses Modell jedoch meist ungeeignet – hier bieten EOR-Modelle oder eine lokale Niederlassung deutlich mehr Sicherheit.

Option 3: Personalbeschaffung über einen Employer of Record (EOR)

Was ist ein Employer of Record?

Ein Employer of Record (EOR) ist ein Dienstleister, der im Namen eines Unternehmens Mitarbeiter im Ausland anstellt. Der EOR wird der rechtmäßige Arbeitgeber und kümmert sich um Lohnabrechnung, Steuern, Versicherungen und arbeitsrechtliche Vorgaben. Das deutsche Unternehmen bleibt jedoch operativ führend.

Wie funktioniert ein EOR für deutsche Unternehmen?

Ein Employer of Record (EOR) übernimmt für deutsche Unternehmen die formale Arbeitgeberrolle im Ausland, während das Unternehmen selbst die tägliche Arbeit und Führung der Mitarbeitenden steuert. Der EOR stellt die Mitarbeitenden rechtsgültig ein, kümmert sich um Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialabgaben sowie die Einhaltung aller lokalen arbeitsrechtlichen Vorschriften. Dadurch können deutsche Unternehmen schnell und unkompliziert Personal in anderen Ländern beschäftigen, ohne eine eigene Niederlassung gründen oder sich durch komplexe rechtliche Anforderungen kämpfen zu müssen. Der EOR fungiert als rechtlicher Puffer und reduziert Risiken in Bezug auf Compliance, Scheinselbstständigkeit und arbeitsrechtliche Streitigkeiten. Besonders attraktiv ist dieses Modell für Unternehmen, die flexibel und kosteneffizient in neue Märkte expandieren möchten.

Vorteile

• Schnelle und einfache Expansion in neue Märkte ohne eigene Infrastruktur. Sie können innerhalb von wenigen Wochen geschäftlich tätig werden.
• Minimierung rechtlicher Risiken durch die Einhaltung lokaler Gesetze. Dies ist besonders wichtig, wenn sich die Gesetze vor Ort von jenem in Ihrem Heimatland unterscheiden.
• Flexibilität bei Projektarbeit oder kurzfristigen Einsätzen. Mitarbeiter könne kurzfristig eingestellt oder abgebaut werden, worum sich der Employer of Record kümmert.
• Kosteneffizienz im Vergleich zur Gründung einer Tochtergesellschaft. Die Kosten einer eigenen Niederlassung sind enorm und im Voraus oft nur schwer abzuschätzen. Die meisten EOR bieten übersichtliche Kostenstrukturen und ermöglichen daher eine solide Finanzplanung.

Unterstützte Länder und Sektoren

Moderne EOR-Anbieter arbeiten mit Unternehmen in einer Vielzahl von Ländern zusammen – und sind oft in über 100 Rechtssystemen weltweit tätig – darunter wichtige Märkte wie die USA, Großbritannien, Frankreich, Brasilien, Indien oder auch China. Dabei passen sie ihre Dienstleistungen an die jeweiligen lokalen Gesetze und Gepflogenheiten an, was besonders in stark regulierten Arbeitsmärkten von Vorteil ist. Auch bei den Branchen sind EORs äußerst flexibel: Sie kommen in verschiedensten Sektoren zum Einsatz, etwa in der IT, im E-Commerce, im Maschinenbau, in der Beratung, im Gesundheitswesen oder im Bildungsbereich. Besonders gut eignet sich ein EOR für wissensbasierte Berufe, bei denen Mitarbeitende ortsunabhängig arbeiten können – also ideal für Remote-First-Strategien oder projektbezogene Einsätze in neuen Märkten.

Fallstudie: Deutsches SaaS-Startup stellt mit INS Global Personal in Südkorea ein

Ein deutsches SaaS-Startup mit wachsender internationaler Kundenbasis wollte schnell in den südkoreanischen Markt expandieren, ohne eine eigene Niederlassung gründen zu müssen. Das Unternehme nützte den EOR von INS Global, um innerhalb weniger Wochen eine lokale Vertriebsmitarbeiterin einzustellen – und dabei das südkoreanische Arbeitsrecht einzuhalten. INS Global kümmerte sich um die Lohnabrechnung, den Arbeitsvertrag, die Steuerabgaben sowie alle administrativen Aufgaben, während sich das Startup auf Einarbeitung, Zielvereinbarungen und Marktaufbau konzentrieren konnte. So konnte das Unternehmen nicht nur Kosten und Zeit sparen, sondern auch flexibel testen, ob eine dauerhafte Präsenz im Markt wirtschaftlich sinnvoll ist – ohne langfristige Verpflichtungen oder rechtliche Risiken einzugehen.

Warum sich deutsche Unternehmen für INS Global entscheiden

Lokale Compliance in mehr als 160 Ländern

INS Global kennt die arbeitsrechtlichen, steuerlichen und regulatorischen Anforderungen in mehr als 160 Ländern und sorgt dafür, dass deutsche Unternehmen überall rechtskonform tätig sind. Das minimiert Risiken und vereinfacht die internationale Expansion – ganz ohne eigene juristische Abteilungen oder lokale Niederlassungen in jedem Land.

Vollständige Verwaltung von Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Steuern

Von der Gehaltsabrechnung über Sozialabgaben bis hin zu Zusatzleistungen – INS Global übernimmt den gesamten administrativen Prozess. Dadurch können sich Unternehmen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während INS für eine pünktliche, korrekte und gesetzeskonforme Abwicklung aller Abläufe sorgt.

Deutschsprachige Berater und rechtliche Unterstützung

Deutsche Unternehmen profitieren von muttersprachlicher Beratung und rechtlicher Unterstützung, die kulturelle und rechtliche Besonderheiten berücksichtigt. Das schafft Vertrauen, reduziert Missverständnisse und erleichtert die Kommunikation – besonders für mittelständische Unternehmen ohne internationale Personalabteilung.

Skalierbare Lösung für mittlere und große Unternehmen

Ob wachstumsstarkes Startup, klassisches mittleres Unternehmen oder internationaler Konzern – INS Global bietet skalierbare Lösungen, die sich flexibel an Ihren Bedarf anpassen lassen. Neue Märkte können schnell erschlossen, Mitarbeitende unkompliziert eingestellt und Strukturen ohne langfristige Verpflichtungen aufgebaut werden.

Vergleich der vorgestellten Optionen zur Personalbeschaffung: Welche ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Fazit: Internationale Personalbeschaffung oder wie man Personal aus Deutschland ins Ausland entsendet

Ein deutsches Unternehmen stellt internationale Mitarbeiter ein, um im Zielland schneller Fuß fassen zu können. Dieses Szenario kommt heuzutage häufiger vor denn je und es bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, um es zur Realität werden zu lassen. Außerdem ist die internationale Personalbeschaffung zunehmend ein strategisches Element moderner Unternehmensführung. Ob zur Erschließung neuer Märkte, zur Überbrückung des Fachkräftemangels oder zur Umsetzung internationaler Projekte – der Bedarf an flexiblen, rechtssicheren und effizienten Lösungen wächst stetig.

Die drei vorgestellten Optionen – Tochtergesellschaft, selbstständige Auftragnehmer und Employer of Record (EOR) – bieten jeweils spezifische Vor- und Nachteile und richten sich an unterschiedliche Unternehmensgrößen, Budgets und Expansionsziele.

• Die Gründung einer Tochtergesellschaft ist die nachhaltigste Lösung mit maximaler Kontrolle und hoher Glaubwürdigkeit vor Ort, allerdings auch mit erheblichem Verwaltungsaufwand und hohen Gründungskosten verbunden. Sie eignet sich vor allem für große Unternehmen mit langfristigen Ambitionen in einem bestimmten Markt.
• Die Einstellung von selbstständigen Arbeitnehmern ist ein wertvolles Instrument zur Überbrückung von Know-how-Lücken, für strategisch wichtige Positionen oder zum Aufbau neuer Standorte. Sie ist besonders dann geeignet, wenn ein temporärer Einsatz erforderlich ist und die Unternehmenskultur erhalten bleiben soll.
• Die Zusammenarbeit mit einem EOR wie INS Global ist besonders für kleinere oder wachstumsorientierte Unternehmen attraktiv, die schnell, flexibel und rechtssicher im Ausland aktiv werden wollen, ohne sofort Infrastruktur aufbauen zu müssen. Diese Lösung erlaubt den Eintritt in neue Märkte mit vergleichsweise geringem Risiko.

Ein Patentrezept gibt es nicht – die Wahl der passenden Strategie hängt von verschiedenen Faktoren ab: von den unternehmerischen Zielen über das Budget und die gewünschte Flexibilität bis hin zu landesspezifischen rechtlichen und kulturellen Rahmenbedingungen. Eine sorgfältige Abwägung aller Optionen sowie die frühzeitige Einbindung juristischer und steuerlicher Expertise sind entscheidend für eine erfolgreiche internationale Personalstrategie.

Darüber hinaus sind interkulturelle Kompetenz, technologische Infrastruktur und eine klare interne Kommunikation zentrale Erfolgsfaktoren. Nur wenn auch diese weichen Faktoren berücksichtigt werden, kann internationale Zusammenarbeit langfristig funktionieren – sei es im Homeoffice über Zeitzonen hinweg oder im physischen Büro vor Ort.

Falls Sie mehr über eine erfolgreiche internationale Expansion wissen möchten, kontaktieren Sie bitte noch heute das Team von INS Global – Ihre Experten für schnelles, rechtssicheres Wachstum.

FAQ

Kann ich einen Vollzeitmitarbeiter im Ausland einstellen, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen?

Ja. Mit einem Employer of Record (EOR) wie INS Global können Sie in über 160 Ländern rechtskonform Vollzeitkräfte beschäftigen – ganz ohne eigene Tochtergesellschaft. Der EOR übernimmt die Rolle des rechtlichen Arbeitgebers und kümmert sich um Verträge, Gehaltsabrechnung und Compliance, während Sie sich um die täglichen Aufgaben kümmern.

Muss mein deutsches Unternehmen im Land des Arbeitsnehmers Steuern zahlen?

Nicht unbedingt. Bei der Nutzung eines EOR ist dieser für die Erfüllung der steuerlichen und rechtlichen Pflichten im jeweiligen Land verantwortlich. Es besteht jedoch das Risiko, durch bestimmte Aktivitäten eine steuerpflichtige Betriebsstätte zu begründen. INS Global hilft Ihnen dabei, solche Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.

Wie stellt INS Global die Einhaltung deutscher und internationaler Vorschriften sicher?

INS Global arbeitet mit lokalen Juristen und Compliance-Experten zusammen, um sicherzustellen, dass alle arbeits-, steuer- und datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden – sowohl im Ausland als auch in Deutschland. Sie erhalten Unterstützung auf Deutsch und Lösungen, die auf Ihre Unternehmensstruktur zugeschnitten sind.

Wie lange dauert das Onboarding über einen EOR?

Das Onboarding mit INS Global ist schnell und effizient – in der Regel können Sie in 5 bis 10 Werktagen geschäftlich tätig werden, was vom Land abhängig ist. Wir übernehmen alle notwendigen Schritte: Vertragsvorbereitung, Anmeldung, Gehaltsabrechnung und lokale Meldepflichten, damit Ihr neuer Mitarbeiter ohne Verzögerung starten kann.

Bereit, international Personal einzustellen – ohne bürokratischen Aufwand?

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Unsere Expertinnen und Experten beraten Sie auf Deutsch und verfügen über fundiertes Wissen über internationale Personallösungen und lokale Anforderungen.

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So unterstützen wir deutsche Unternehmen weltweit

INS Global unterstützt deutsche Unternehmen dabei, international erfolgreich zu sein. Mit maßgeschneiderten Lösungen für die globale Personalbeschaffung, rechtssichere Beschäftigungsmodelle und umfassende Beratung ermöglichen wir es deutschen Firmen, weltweit Talente zu gewinnen und neue Märkte zu erschließen – schnell, effizient und ohne den Aufwand, der mit der Gründung einer eigenen Niederlassung verbunden ist.