Durchführung einer Schulungsbedarfsanalyse

Was ist eine Schulungsbedarfsanalyse?

Eine Schulungsbedarfsanalyse ist ein systematischer Prozess, bei dem die Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen ermittelt werden, die Mitarbeiter benötigen, um ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen. Es handelt sich dabei nicht nur um einfache Fragen zu den Arten von Schulungen, sondern um einen systematischen Ansatz, der Unternehmen dabei hilft, Bereiche zu identifizieren, in denen Schulungsbedarf besteht, und sicherzustellen, dass Entwicklungsprogramme so zugeschnitten sind, dass sie zu einer Leistungssteigerung führen. 

Schulungsbedarfsanalysen sind eigenständige Prozesse, bei denen untersucht wird, wo Mitarbeiter derzeit in Bezug auf ihre Leistung stehen und was erforderlich ist, um individuelle, team- und unternehmensweite Ziele zu erreichen. Das Ziel besteht darin, die Lücke zwischen den aktuellen Fähigkeiten und den zukünftigen Anforderungen durch gezielte Schulungslösungen zu schließen. 

Anstelle einer einmaligen Checkliste oder einer allgemeinen Prüfung ist eine ordnungsgemäße Bewertung des Schulungsbedarfs strategisch, datengestützt und vollständig in die allgemeine Unternehmensplanung integriert.

Warum ist eine Bewertung des Schulungsbedarfs wichtig?

Schulungen anzubieten, ohne vorher eine Bedarfsanalyse durchzuführen, ist einer der häufigsten Fehler von Unternehmen und führt zu einer erheblichen Verschwendung von Zeit und Ressourcen. 

Eine Bewertung des Schulungsbedarfs stellt sicher, dass Investitionen in Schulungen gerechtfertigt und effektiv sind. Außerdem müssen sie auf das ausgerichtet sein, was am wichtigsten ist: Ihre Mitarbeiter und Ihre Ziele. Wenn Unternehmen eine ordnungsgemäße Bewertung durchführen, sind sie besser gerüstet, um:

• die Produktivität zu steigern
• Vertrauen aufzubauen
• die Mitarbeiterbindung zu verbessern
• in einem sich schnell verändernden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben

Die wichtigsten Vorteile der Bewertung des Schulungsbedarfs

Wenn sie richtig durchgeführt wird, liefert eine Schulungsbedarfsanalyse weit mehr als nur eine Liste von Qualifikationslücken. Sie wird zu einem Katalysator für bedeutende Veränderungen in Ihrem gesamten Unternehmen. Von besserer Leistung bis hin zu einer intelligenteren Budgetierung – die Vorteile sind weitreichend und nachhaltig.

Identifiziert Qualifikationslücken und Entwicklungsmöglichkeiten

Jedes Unternehmen hat verborgene Stärken und Schwächen. Eine Bewertung der Personalentwicklung hilft, diese aufzudecken und im Blick zu behalten. Sie identifiziert die Bereiche, in denen Mitarbeiter Unterstützung, Schulung oder Entwicklung benötigen, und zeigt ungenutzte Wachstumschancen auf. 

Anstatt sich auf Vermutungen zu verlassen, arbeiten Sie mit echten Erkenntnissen. Dies führt zu einer besseren Schulungsgestaltung, stärkeren Ergebnissen und einer leistungsfähigeren Belegschaft. 

Wenn Lücken klar definiert sind, lassen sich Lösungen leichter umsetzen. Teams werden selbstbewusster, produktiver und sind besser gerüstet, um ihre Ziele direkt anzugehen.

Richtet Schulungen an den Unternehmenszielen aus

Schulungen existieren nicht in einem Vakuum, daher sollte jede Entwicklungsinitiative die übergeordneten Unternehmensziele unterstützen, sei es die Verbesserung des Kundenservice, die Förderung von Innovationen oder die Steigerung des Umsatzes. 

Eine Bewertung von Schulungen, die die Mitarbeiterentwicklung mit strategischen Zielen verknüpft, stellt sicher, dass Ihre Schulungsmaßnahmen messbare Auswirkungen auf das Geschäft haben. Diese Abstimmung schafft Akzeptanz bei der Führungsetage, verdeutlicht Erfolgskennzahlen und ermöglicht echte Fortschritte. 

Ohne Abstimmung besteht die Gefahr, dass Schulungen den Bezug zur Realität des Unternehmens verlieren und zwar theoretisch gut sind, in der Praxis aber irrelevant.

Verbessert die Leistung und Produktivität der Mitarbeiter

Eines der wichtigsten Ergebnisse einer ordnungsgemäßen Bewertung des Schulungsbedarfs ist die Leistungsverbesserung, da Sie genau identifizieren, was die Mitarbeiter zurückhält, und Schulungen anbieten, die direkt darauf eingehen. 

Dabei geht es nicht nur darum, Fehler zu korrigieren. Es geht darum, eine Belegschaft zu schaffen, die engagiert, proaktiv und ständig auf der Suche nach Verbesserung ist. Die richtige Investition in Schulungen ist eine Investition in die Zukunft, nicht nur in die Zukunft bestimmter Fähigkeiten, sondern in die Zukunft der beteiligten Menschen. 

Besser geschulte Mitarbeiter machen weniger Fehler, arbeiten effizienter und leisten einen höheren Beitrag. Das schlägt sich direkt in besseren Geschäftsergebnissen nieder.

Optimiert das Schulungsbudget und die Ressourcen

Budgets sind nicht unbegrenzt, und Geld für irrelevante oder ineffektive Schulungen zu verschwenden, kann mehr schaden als nützen. Eine gründliche Bewertung hilft Ihnen dabei, Prioritäten für Ihre Investitionen zu setzen, indem sie ermittelt, welche Schulungen wirklich benötigt werden. Auf diese Weise können Unternehmen unnötige oder veraltete Programme eliminieren, sich auf das konzentrieren, was funktioniert, und den größten Nutzen aus ihren Entwicklungsausgaben ziehen. 

Diese Optimierung ist besonders wichtig für wachsende Unternehmen oder solche, die in neue Märkte expandieren, wo die Zuweisung von Ressourcen eng mit dem Erfolg verbunden ist. Die Zusammenarbeit mit globalen Personalexperten kann ebenfalls dazu beitragen, diesen Prozess zu optimieren und intelligentere Investitionen in allen Märkten und Abteilungen sicherzustellen.

Verbessert das Engagement der Mitarbeiter und die Arbeitszufriedenheit

Wenn Mitarbeiter Schulungen erhalten, die auf ihre Aufgaben zugeschnitten sind oder ihren Bedürfnissen entsprechen, arbeiten sie nicht nur besser, sondern fühlen sich auch wohler in ihrer Arbeit. Eine durchdachte Schulungsbewertung gibt den Mitarbeitern das Gefühl, gesehen und unterstützt zu werden. 94 % der in einer Studie befragten Mitarbeiter gaben an, dass sie länger in einem Unternehmen bleiben würden, das in Schulungen investiert, da dies zeigt, dass das Unternehmen sich seiner Herausforderungen bewusst ist und in seine Zukunft investiert. 

Diese Art der Unterstützung verbessert die Arbeitsmoral und erhöht die Arbeitszufriedenheit. Menschen bleiben eher in Unternehmen, in denen sie sich weiterentwickeln können, und sind dort erfolgreicher. 

Engagierte Mitarbeiter sind auch eher bereit, zusammenzuarbeiten, innovativ zu sein und andere zu führen. Das ist in jeder Hinsicht ein Gewinn.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Durchführung einer Schulungsbedarfsanalyse

Der Aufbau einer effektiven Schulungsstrategie beginnt mit einem klaren und strukturierten Prozess zur Bedarfsermittlung. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, die Bedürfnisse Ihres Teams zu ermitteln, Prioritäten zu setzen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Schritt 1: Definieren Sie den Zweck und den Umfang der Analyse

Beginnen Sie damit, die richtigen Fragen zu stellen. Was möchten Sie mit der Schulung erreichen? Liegt Ihr Fokus auf der Leistungssteigerung, der Vorbereitung auf Wachstum oder dem Schließen bestimmter Wissenslücken? 

Durch die Definition eines klaren Zwecks können Sie Ihre Bewertung auf die richtigen Bereiche konzentrieren. Richten Sie in dieser Phase Ihre Ziele an den Prioritäten und Hierarchien Ihres Unternehmens aus, damit Ihr Schulungsplan zu einem strategischen Vorteil wird und nicht nur eine Aufgabe der Personalabteilung bleibt. 

Darüber hinaus gibt die Klärung des Umfangs, unabhängig davon, ob Sie ein bestimmtes Team, eine bestimmte Abteilung oder das gesamte Unternehmen bewerten, Aufschluss darüber, wie viele Daten Sie benötigen und welche Tools Sie verwenden werden.

Schritt 2: Identifizieren Sie wichtige Stakeholder und Zielgruppen

Schulungen finden nicht isoliert statt. Identifizieren Sie die wichtigsten Akteure, die Ihnen dabei helfen, Erkenntnisse zu sammeln und Lösungen umzusetzen. Dazu gehören Abteilungsleiter, Manager, Personalverantwortliche und Leiter der Bereiche Lernen und Entwicklung. 

Ihre Zielgruppe, also die Mitarbeiter, die letztendlich an der Schulung teilnehmen werden, sollte ebenfalls frühzeitig einbezogen werden, da ihre Beiträge für die Identifizierung von Schwachstellen, Präferenzen und Lernstilen unerlässlich sind. 

Die Einbeziehung aller Stakeholder von Anfang an erhöht die Akzeptanz und stellt sicher, dass Ihre Bewertung ein vollständiges und genaues Bild der Bedürfnisse Ihres Unternehmens vermittelt.

Schritt 3: Sammeln Sie Daten durch Umfragen, Interviews und Beobachtungen

etzt ist es an der Zeit, sich mit den Daten zu befassen. Umfragen und Selbstbewertungen helfen dabei, effizient breites Feedback einzuholen. Interviews und Fokusgruppen bieten tiefere Einblicke in wiederkehrende Herausforderungen, Ineffizienzen und Lernpräferenzen. Wenn diese zunächst anonym durchgeführt werden können, kann dies den Mitarbeitern auch dabei helfen, etwaige Qualifikationslücken aufzudecken, die ihnen peinlich sind. Durch direkte Beobachtung können dann Diskrepanzen zwischen dem, was die Mitarbeiter tun, und dem, was von ihnen erwartet wird, aufgedeckt werden. 

Zusammen liefern diese Methoden solide Einblicke in die aktuelle Leistung im Vergleich zu den gewünschten Ergebnissen. Daher ist es am besten, mehrere Methoden zu verwenden, um ein umfassendes Bild zu erhalten. Je vielfältiger Ihre Datenquellen sind, desto genauer und umsetzbarer sind Ihre Ergebnisse.

Schritt 4: Leistungslücken und Schulungsbedarf analysieren

Sobald die Daten gesammelt sind, ist es an der Zeit, sie auszuwerten. Suchen Sie nach Verhaltensmustern, Produktivitätsproblemen oder Wissenslücken. 

Vergleichen Sie die aktuelle Leistung mit den Erwartungen an die Rolle und den Geschäftsergebnissen. Wo liegen die Defizite der Mitarbeiter? Welche Fähigkeiten fehlen? An dieser Stelle wird die Analyse der Qualifikationslücken der Mitarbeiter zu einem zentralen Instrument Ihrer Bewertung. 

In dieser Phase sollten Sie sich auf Fakten konzentrieren, nicht auf Vermutungen. Insbesondere die Konzentration auf die Suche nach den Ursachen statt nur auf die negativen Ergebnisse kann dabei helfen, zwischen Problemen, die durch mangelnde Schulung verursacht werden, und anderen Problemen wie schlechten Systemen oder unklarer Führung zu unterscheiden.

Schritt 5: Priorisieren Sie den Schulungsbedarf anhand der Auswirkungen auf das Geschäft

Nicht alle Schulungsbedürfnisse sind gleich dringend. Nachdem Sie die Lücken identifiziert haben, sollten Sie sie daher anhand ihrer Auswirkungen auf die Leistung Ihres Unternehmens einstufen. 

Welche Qualifikationslücken sind mit Umsatzverlusten, Compliance-Risiken oder verpassten Chancen verbunden? Welche wirken sich direkt auf die Kundenzufriedenheit oder interne Abläufe aus? 

Durch die Priorisierung wird sichergestellt, dass Ihr Schulungsplan die wichtigsten Probleme angeht und weniger wichtige Schulungen auf einen späteren Zeitpunkt verschoben werden, wenn möglicherweise mehr Ressourcen zur Verfügung stehen. Dies ist auch wichtig, um ein starkes Geschäftsszenario für Schulungsinvestitionen und Unterstützung durch Führungskräfte zu schaffen.

Schritt 6: Entwickeln Sie einen Aktionsplan und eine Schulungsstrategie

Nachdem Sie die Prioritäten festgelegt haben, können Sie nun Ihre Schulungsstrategie entwerfen. Entscheiden Sie, ob die Schulungen intern durchgeführt oder ausgelagert werden sollen, und wählen Sie die Tools oder Plattformen aus, die Sie verwenden möchten. Denken Sie daran, dass Schulungen keine einmalige Lösung sind, sondern in eine langfristige Lern- und Entwicklungsplanung eingebunden werden sollten. 

Dieser Schritt schafft die Voraussetzungen für eine effektive Umsetzung der Schulungen für Ihre gesamte Belegschaft und sorgt vom ersten Tag an für Klarheit und Verantwortlichkeit.

Schritt 7: Implementierung, Überwachung und Anpassung des Schulungsplans

Die Umsetzung ist nur die halbe Miete. Daher ist es wichtig, dass Sie nach Beginn der Schulung regelmäßig die Teilnahme, den Fortschritt und die Ergebnisse überwachen. 

Nutzen Sie Leistungsdaten, Feedback-Schleifen und Bewertungen nach der Schulung, um die Auswirkungen zu verfolgen, und fragen Sie sich: Wenden die Mitarbeiter das Gelernte an? Verbessert sich die Produktivität? Steigt das Engagement? 

Seien Sie bereit, sich anzupassen. Kein Plan ist perfekt, und Ihre Bewertung sollte sich mit den Geschäftsanforderungen weiterentwickeln. Hier sorgt eine kontinuierliche Weiterentwicklung für langfristigen Erfolg und trägt dazu bei, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu verankern.

Methoden und Instrumente zur Bewertung des Schulungsbedarfs

Um Ihren Bewertungsprozess effektiver zu gestalten, verwenden Sie eine Kombination aus quantitativen und qualitativen Instrumenten, die darauf ausgelegt sind, umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen.

Mitarbeiterbefragungen und Selbstbewertungen

Umfragen sind schnell, skalierbar und ideal, um Muster in großen Gruppen zu identifizieren. Selbstbewertungen geben den Mitarbeitern eine Stimme und können Vertrauenslücken oder übersehene Wachstumsbereiche aufdecken. 

Beide Instrumente sind zu Beginn der Analyse nützlich und tragen dazu bei, eine Kultur der gemeinsamen Verantwortung für die Entwicklung zu schaffen.

Leistungsbeurteilungen und Feedback durch Führungskräfte

Regelmäßige Bewertungen und Feedback-Gespräche bieten einen umfassenden Einblick in wiederkehrende Leistungsprobleme. Führungskräfte sind oft die ersten, die Qualifikationslücken bemerken, weshalb ihr Input unerlässlich ist. Achten Sie jedoch darauf, Bereiche mit potenzieller Voreingenommenheit auszuschließen oder blinde Flecken zu berücksichtigen. 

Bei richtiger Strukturierung werden Leistungsbeurteilungen zu einem unschätzbaren Instrument, um Schulungsziele mit den täglichen Erwartungen in Einklang zu bringen.

Analyse von Qualifikationslücken und Kompetenzkartierung

Kompetenzrahmen definieren, wie eine hervorragende Leistung aussieht. Durch den Abgleich dieser Kompetenzen mit dem aktuellen Qualifikationsniveau wird genau aufgezeigt, wo Schulungsbedarf besteht. 

Dieser Ansatz ist besonders nützlich für Unternehmen, die sich auf langfristige Personalplanung und interne Mobilität konzentrieren..

Aufgabenanalyse und Bewertung von Arbeitsabläufen

Durch die Aufschlüsselung von Rollen in spezifische Aufgaben können Sie die für jede Funktion erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten bewerten. Durch die Beobachtung, wie Mitarbeiter diese Aufgaben ausführen, können Ineffizienzen und Unstimmigkeiten aufgedeckt werden. 

Diese Methode stellt sicher, dass sich die Schulungen auf praktische, berufsspezifische Herausforderungen konzentrieren und nicht auf abstrakte Konzepte.

Branchenbenchmarks und Best Practices

Ein Blick über den Tellerrand Ihres Unternehmens hinaus trägt dazu bei, dass Ihre Schulungsstrategie wettbewerbsfähig bleibt. Branchenbenchmarks sind eine gute Möglichkeit, um aufzudecken, wo Sie möglicherweise hinterherhinken, und bieten Einblicke in neue Entwicklungsansätze. Wenn Sie jedoch in einem neuen Markt oder an einem neuen Standort tätig sind, kann dies bedeuten, dass Sie mit externen Experten zusammenarbeiten müssen. 

Das Lernen aus Best Practices spart außerdem Zeit. Warum das Rad neu erfinden, wenn andere bereits herausgefunden haben, was funktioniert?

Herausforderungen bei der Bewertung des Schulungsbedarfs und wie man sie bewältigt

Trotz ihres Nutzens ist die Durchführung einer effektiven Bewertung des Schulungsbedarfs nicht ohne Hindernisse. Hier erfahren Sie, wie Sie mit den häufigsten Herausforderungen umgehen können.

Widerstand gegen Veränderungen und fehlende Akzeptanz durch die Mitarbeiter

Veränderungen sind unangenehm. Einige Mitarbeiter haben möglicherweise Angst, bloßgestellt oder beurteilt zu werden, wie die jüngste Unsicherheit im Zusammenhang mit KI zeigt: Fast die Hälfte der befragten Mitarbeiter befürchtet, wegen ihrer Nutzung von KI bloßgestellt zu werden, obwohl KI im richtigen Kontext zunehmend als wertvolles Tools angesehen wird. Glücklicherweise kann die Darstellung von Analysen als Mittel zur Überwindung von Unsicherheiten im Zusammenhang mit neuen Ideen, Technologien oder Methoden dazu führen, dass Mitarbeiter offene Gespräche als Entwicklungsmöglichkeit und nicht als Leistungskritik betrachten. 

Schaffen Sie Vertrauen, indem Sie Ihre Ziele transparent kommunizieren und betonen, dass es Ihnen um Wachstum und nicht um Bestrafung geht.

Fehlende Daten oder inkonsistentes Feedback

Ohne klare Daten ist es schwer zu wissen, was funktioniert. Standardisieren Sie Leistungskennzahlen und Feedbackprozesse abteilungsübergreifend, um Konsistenz zu gewährleisten. Investieren Sie in Tools, die die Datenerfassung einfach und genau machen. 

Je zuverlässiger Ihre Informationen sind, desto sicherer können Sie Ihre Entscheidungen treffen.

Ausgleich zwischen geschäftlichen Prioritäten und Schulungsbedarf

Konkurrierende Prioritäten können dazu führen, dass Schulungen als Luxus empfunden werden. Das Überspringen der Bewertung führt jedoch später zu größeren Ineffizienzen. 

Die Lösung ist Abstimmung. Zeigen Sie, wie das Schließen von Qualifikationslücken direkt zur Erreichung der Geschäftsziele beiträgt. Verknüpfen Sie Schulungen mit messbarem ROI und langfristiger Strategie.

Sicherstellen, dass Schulungslösungen praktisch und kostengünstig sind

Selbst die besten Bewertungen sind nutzlos, wenn sie zu unrealistischen Schulungslösungen führen. Halten Sie Ihre Strategien praxisnah. 

Erwägen Sie Blended Learning, interne Mentorenprogramme oder eine Partnerschaft mit einem globalen EOR oder PEO wie INS Global, um skalierbare, erschwingliche Beschäftigungslösungen zu gewährleisten, die auf Ihre Belegschaft zugeschnitten sind.

Bewährte Verfahren für eine effektive Bewertung des Schulungsbedarfs: 4 Tipps

Befolgen Sie diese wichtigen bewährten Verfahren, um das Beste aus Ihrer Analyse herauszuholen:

• Schulungsziele mit der Unternehmensstrategie in Einklang bringen – Jedes Lernziel sollte ein übergeordnetes Geschäftsergebnis unterstützen. So wird sichergestellt, dass die Schulungen das Unternehmen immer voranbringen.
• Einbeziehung von Mitarbeitern und Führungskräften – Kollaborative Bewertungen erhöhen die Akzeptanz. Wenn alle mitreden können, sind die Ergebnisse genauer und werden mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich umgesetzt.
• Datengestützte Entscheidungen vor Investitionen in Schulungen – Vermeiden Sie Spekulationen. Lassen Sie sich bei Ihren Investitionen in Schulungen von realen Leistungskennzahlen, Feedback und Geschäftsergebnissen leiten.
• Kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung des Schulungsbedarfs – Da sich die Anforderungen weiterentwickeln, sollten Sie Ihre Bewertungen regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Schulungspläne relevant, flexibel und effektiv bleiben.

Entwickeln Sie intelligentere Schulungsstrategien mit INS Global

Ein starkes Schulungsprogramm beginnt damit, genau zu wissen, was Ihre Mitarbeiter brauchen und warum. Eine gute Schulungsbedarfsanalyse ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Lücken zu identifizieren, Ressourcen zu optimieren und Lernerfahrungen zu bieten, die wirklich wichtig sind. 

INS Global bietet Expansionslösungen an, die Unternehmen weltweit dabei unterstützen, auf möglichst effiziente und sichere Weise zu wachsen und ihre globalen Aktivitäten auszubauen. Mit erfahrenen Beratern auf der ganzen Welt können wir Ihnen das lokale Wissen und die Best Practices vermitteln, die Sie benötigen, um wirkungsvolle Bewertungen durchzuführen und effektive, skalierbare Schulungsstrategien umzusetzen – egal wo Sie sich befinden. 

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