Las empresas que se expanden internacionalmente deben comprender las políticas sobre clasificación errónea de empleados y las estrategias de prevención en todo el mundo para evitar consecuencias legales, multas y daños a su reputación. Para ayudar en este proceso, esta guía ofrece un desglose completo de los riesgos, sanciones y soluciones asociadas con la clasificación entre empleado y autónomo, utilizando el caso de EE. UU. como ejemplo específico para entender los desafíos que este tema representa para cualquier empleador global.
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¿Qué es la clasificación erróneamente a los empleados?
La clasificación errónea de empleados ocurre cuando un empleador categoriza incorrectamente a un trabajador como contratista independiente en lugar de como empleado. Este error puede ser involuntario por malentendidos sobre las leyes laborales o deliberado para reducir costes y responsabilidades.
Desafortunadamente, la clasificación errónea de empleados varía según el país, ya que las leyes laborales definen de manera diferente a los autónomos y cómo deben relacionarse con las empresas. Esta variación dificulta garantizar el cumplimiento legal a nivel global.
Sin embargo, clasificar erróneamente a un trabajador puede tener consecuencias legales y financieras graves para las empresas y afectar negativamente a los trabajadores que se ven privados de beneficios y protecciones laborales, por lo que es esencial conocer las particularidades locales para evitar problemas legales.
¿Qué implica la clasificación de empleados y trabajadores?
La clasificación determina los derechos legales, obligaciones fiscales y beneficios de un trabajador, y suele implicar responsabilidades por parte de la empresa contratante. Sin embargo, a medida que el mercado laboral evoluciona hacia el trabajo global, remoto y por encargo, es cada vez más difícil saber con certeza cuál es la responsabilidad de una empresa respecto a los trabajadores contratados como autónomos.
Por ello, los gobiernos utilizan distintos sistemas o criterios para determinar si un trabajador es un empleado o un autónomo, con el fin de garantizar un trato justo, la tributación adecuada y el cumplimiento de la normativa.
La clasificación errónea suele surgir por malentendidos sobre las leyes que rigen los distintos tipos de empleo, que varían en cada país. En algunas jurisdicciones, basta con llamar “autónomo” a un trabajador para evitar problemas legales, mientras que en otras, ni siquiera un contrato por escrito exime al empleador de sus responsabilidades legales.
Diferencias clave entre empleados y autónomos
En Estados Unidos, los autónomos suelen definirse mediante un test de tres factores o de “common law”: control del comportamiento (cómo, cuándo y dónde se hace el trabajo), control financiero (cómo y quién paga al trabajador), y la relación entre las partes (acuerdos contractuales o laborales).
Desde 2024, esto se formalizó bajo la Regla Final sobre relaciones con contratistas independientes, que se basa en 6 factores:
- ¿Existe oportunidad de ganancia o pérdida en función de la gestión del trabajador?
- ¿Quién realiza las inversiones, el trabajador o el empleador potencial?
- ¿Existe un grado de permanencia en la relación laboral?
- ¿Qué grado de control tiene el empleador sobre el trabajo realizado?
- ¿Qué importancia tiene el trabajo para el negocio del empleador?
- ¿Requiere el trabajo habilidades especializadas?
En caso de disputa, los factores 2 y 4 tienen más peso, lo que resalta la importancia del control financiero y del comportamiento para determinar la verdadera relación laboral.
A nivel internacional, también se consideran múltiples factores. Los más comunes son:
¿Quién decide cuándo se realiza el trabajo?
Los empleados siguen un horario impuesto por la empresa, mientras que los autónomos gestionan su propio tiempo.
¿Dónde se realiza el trabajo?
Los empleados suelen trabajar en oficinas de la empresa. Los autónomos pueden trabajar desde cualquier lugar. Las reglas de trabajo remoto han complicado este criterio.
¿Quién proporciona el equipo?
La empresa provee las herramientas a sus empleados. Los autónomos suelen usar su propio equipo, salvo en casos excepcionales.
¿Quién realiza el trabajo?
Los empleados deben hacer el trabajo personalmente. Los autónomos pueden subcontratar tareas, salvo que haya cláusulas de confidencialidad.
¿Qué tan importante es el trabajo para la empresa?
Si el trabajo es esencial para las operaciones del negocio, probablemente el trabajador sea un empleado.
¿Cuál es la duración de la relación laboral?
Relaciones continuas o indefinidas suelen indicar una relación empleador-empleado, frente a la naturaleza temporal de los autónomos.
¿Cómo se paga al trabajador?
Los empleados reciben salario con retenciones fiscales. Los autónomos emiten facturas y gestionan sus propias obligaciones fiscales.
¿Por qué los gobiernos se preocupan por la clasificación errónea?
- Impacto en la recaudación fiscal: La evasión de impuestos y cotizaciones sociales afecta al presupuesto público.
- Protección de los trabajadores: Los empleados mal clasificados pierden beneficios como licencias, seguridad social o indemnizaciones.
- Garantía de competencia leal: Las empresas que clasifican erróneamente obtienen ventajas desleales frente a las que cumplen la ley.
4 sanciones comunes en EE. UU. por clasificar erróneamente a un trabajador
- Multas fiscales: Hasta un 25% de los impuestos omitidos, más intereses y posibles cargos penales.
- Multas por violar leyes laborales federales: En EE. UU., por ejemplo, $50 por formulario W-2 no presentado, 1.5% de salarios no pagados, y el 40% de impuestos FICA no retenidos.
- Daño a la reputación: Las empresas con historial de infracciones pueden perder clientes o talento.
- Pago retroactivo de salarios y beneficios: Incluye horas extra no pagadas, compensaciones e indemnizaciones.
¿Empleado o autónomo? ¿Cuál es la mejor opción?
Ventajas y desventajas
Los autónomos ofrecen flexibilidad y menor coste. Los empleados ofrecen estabilidad, pero requieren mayor inversión.
¿Cuándo elegir un autónomo?
Proyectos a corto plazo, necesidades especializadas o expansión rápida sin compromisos a largo plazo.
Cómo evitar clasificar erróneamente a tus trabajadores
- Revisar definiciones legales locales
- Analizar las condiciones del trabajo
- Consultar a expertos legales
- Usar contratos claros
- Auditar regularmente las clasificaciones
Cómo corregir errores de clasificación
- Identificación y resolución: Auditorías internas y asesoría legal.
- Pasos legales: Reclasificar trabajadores, pagar salarios pendientes y corregir declaraciones fiscales.
10 mitos comunes sobre los autónomos
Mito: No pueden trabajar a tiempo completo.
Realidad: Pueden hacerlo, siempre que mantengan autonomía.
Mito: El contrato determina la clasificación.
Realidad: Lo que cuenta son las condiciones reales del trabajo.
Mito: No deben pagar impuestos.
Realidad: Son responsables de sus impuestos y cotizaciones.
Mito: Basta con firmar un acuerdo para ser autónomo.
Realidad: La ley evalúa la relación, no solo el contrato.
Mito: No pueden trabajar a largo plazo.
Realidad: Pueden hacerlo si conservan autonomía.
Mito: No tienen derecho a beneficios.
Realidad: Algunas empresas ofrecen beneficios voluntarios.
Mito: Pueden ser gestionados como empleados.
Realidad: No se les puede imponer horarios ni métodos de trabajo.
Mito: No tienen derechos laborales.
Realidad: Tienen protección legal en muchas jurisdicciones.
Mito: No pueden tener varios clientes.
Realidad: De hecho, suelen trabajar con múltiples empresas.
Mito: Contratar autónomos elimina todos los riesgos.
Realidad: La clasificación errónea sigue siendo un riesgo importante.
¿Existen soluciones para evitar la clasificación errónea?
Conocer las políticas de clasificación de empleados es clave para las empresas globales. Clasificar bien reduce riesgos, garantiza el cumplimiento normativo y protege a todas las partes.
Pero navegar las complejidades legales puede ser abrumador. INS Global ofrece asesoría especializada y soluciones personalizadas para contratar cumpliendo la ley.
¿Cómo ayuda un Employer of Record (EOR)?
Un Employer of Record (EOR) es un socio externo que permite contratar legalmente cumpliendo con las leyes de clasificación laboral. Actúa como empleador oficial y gestiona nómina, impuestos, beneficios y cumplimiento legal.
Trabajar con un EOR minimiza el riesgo de clasificación errónea al garantizar que los trabajadores están correctamente categorizados según las leyes locales.
Minimiza los riesgos con INS Global
INS Global ofrece soluciones para autónomos que ayudan a las empresas a cumplir con las normativas en más de 160 países, incluyendo los 50 estados de EE. UU.
Con nuestras soluciones EOR, puedes contratar autónomos correctamente clasificados, con pagos seguros, onboarding ágil y soporte legal local.
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