Comment garantir la cybersécurité et la confidentialité des données des télétravailleurs ?

L’importance croissante des réglementations en matière de confidentialité des données

Comprendre le RGPD, la CCPA et d’autres lois internationales

Face à l’expansion des services numériques et des activités en mode cloud à l’échelle internationale, les gouvernements du monde entier renforcent leurs politiques de protection des données. Des pays comme le Japon, la Corée du Sud et l’Inde, ayant déjà instauré certaines mesures, durcissent désormais leurs réglementations en matière de confidentialité. Pour les entreprises, se conformer à ces réglementations est donc à la fois complexe et incontournable. Il est important de préciser que ces exigences juridiques visent à responsabiliser les organisations quant à l’utilisation éthique des données et à protéger les consommateurs contre toute forme d’usage détourné.

Par conséquent, les entreprises exerçant des activités commerciales sont désormais tenues de respecter un ensemble de réglementations encadrant leurs opérations dans diverses juridictions.

L’expansion des réglementations en matière de confidentialité des données à l’échelle mondiale

Les législations relatives à la protection des données personnelles visent à sécuriser les informations des individus en établissant des règles strictes encadrant la collecte, le stockage et le traitement de ces données par les entreprises. Le RGPD, par exemple, oblige les entreprises actives dans l’Union européenne (UE) ou traitant les données de ressortissants de l’UE à obtenir le consentement explicite des personnes concernées avant de collecter leurs données personnelles. Ce dispositif a engendré un ensemble de nouvelles exigences pour toutes les entreprises manipulant des données stockées numériquement ou en ligne, y compris dans le domaine du commerce électronique. Le RGPD impose également aux entreprises de mettre en œuvre des mesures de sécurité strictes et de signaler les violations de données dans les 72 heures. Le non-respect de ces dispositions peut entraîner des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial.

De même, la CCPA, promulguée en Californie, accorde aux consommateurs californiens le droit de savoir quelles données personnelles les entreprises collectent, de demander la suppression de ces données et de refuser leur vente. Cette législation entraîne également des répercussions majeures qui dépassent largement le cadre des entreprises établies en Californie.

Outre les réglementations nationales, les normes de conformité propres à certains secteurs, comme la loi HIPAA qui encadre la protection et la confidentialité des données de santé pour les organismes médicaux, ou la norme PCI DSS (norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement) pour les entreprises traitant des transactions financières, viennent encore alourdir les exigences en matière de conformité. Les entreprises doivent donc suivre en permanence les évolutions juridiques et mettre à jour leurs stratégies de protection des données afin de se conformer aux exigences internationales.

D’autres pays, comme le Brésil, le Canada et la Chine, ont également instauré leurs propres règles en matière de protection de la vie privée. Les entreprises sont désormais tenues d’adopter une stratégie de conformité mondiale prenant en compte un ensemble de mesures de sécurité des données à l’échelle internationale.

Les enjeux de la cybersécurité dans le cadre du télétravail

Augmentation des risques liés aux cybermenaces

De nos jours, près d’un salarié sur deux dans le monde exerce une partie de ses activités professionnelles à distance. Cette pratique engendre toutefois des vulnérabilités supplémentaires en matière de cybersécurité, car elle implique d’accéder aux systèmes de l’entreprise depuis différents lieux et appareils. Les cybercriminels profitent de cette hausse du trafic pour rechercher en permanence les failles dans les mesures de sécurité.  Ils ont notamment recours à des attaques par hameçonnage, à des logiciels malveillants et à des rançongiciels pour accéder de manière illégale à des données sensibles.

En l’absence de protections adéquates, les entreprises risquent d’exposer les données de leurs clients, leurs dossiers financiers et leur propriété intellectuelle à des acteurs malveillants.

Le rôle de la sécurité des terminaux dans le cadre du télétravail

La sécurité des terminaux constitue un élément clé pour limiter les cybermenaces, notamment lorsque les salariés ont tendance à se connecter depuis des appareils personnels ou des réseaux non sécurisés.  Les entreprises doivent donc mettre en place des solutions, des politiques et des systèmes de gestion des appareils mobiles (MDM) pour encadrer l’utilisation des terminaux susceptibles de contenir des données sensibles. Cela permet d’appliquer les règles de sécurité aux équipements distants et de garantir le respect des protocoles de cybersécurité dans toute l’entreprise. De plus, les outils de détection des menaces basés sur l’IA peuvent identifier de manière proactive les activités suspectes et prévenir les violations avant qu’elles ne s’aggravent.

La sécurisation de l’infrastructure liée au télétravail

Pour atténuer les risques liés à la sécurité, les entreprises doivent notamment adopter des protocoles d’authentification robustes, utiliser des canaux de communication cryptés et mettre en place des mesures de sécurité pour les terminaux. Les réseaux privés virtuels (VPN) et les modèles de sécurité Zero Trust sont également d’excellents moyens de sécuriser l’accès à distance aux réseaux d’entreprise. Les entreprises doivent également mettre en place une authentification multifactorielle (MFA) et mettre régulièrement à jour leurs logiciels afin de corriger les failles potentielles.

Au-delà de ces solutions techniques internes, les entreprises doivent également veiller à ce que leurs fournisseurs de services cloud et l’ensemble de leurs autres partenaires tiers respectent les mêmes normes internationales en matière de cybersécurité. Ces derniers peuvent en effet constituer des portes dérobées exploitées par des cybercriminels. Le stockage sécurisé dans le cloud, les sauvegardes cryptées et les contrôles d’accès stricts permettent de protéger les informations sensibles de l’entreprise et de ses collaborateurs contre tout accès non autorisé.

La formation et la sensibilisation des salariés

L’erreur humaine est l’une des principales causes de cyberattaques, puisqu’elle est impliquée dans près de 70 % des attaques informatiques couronnées de succès. Les salariés doivent donc être formés pour reconnaître les tentatives d’hameçonnage, utiliser des mots de passe robustes et respecter les protocoles de partage de fichiers sécurisés. La mise en place de programmes réguliers de sensibilisation à la cybersécurité permet de renforcer les bonnes pratiques et de réduire le risque de violations causées par la négligence.

La gestion des menaces internes dans le cadre du télétravail

En matière de cybersécurité, les menaces internes sont un risque majeur souvent négligé. Les salariés ayant accès à des informations sensibles de l’entreprise peuvent en effet compromettre les protocoles de sécurité, que ce soit de manière involontaire ou malveillante. Les entreprises doivent donc mettre en place des contrôles d’accès basés sur les fonctions de leurs collaborateurs (RBAC), surveiller l’historique de connexion et établir des procédures sécurisées de traitement des données afin de minimiser ces risques.

Gérer en toute sécurité les télétravailleurs et les données relatives à la paie

Bien qu’elle présente de nombreux avantages dans le cadre des activités internationales, la gestion des télétravailleurs s’avère généralement complexe, notamment lorsqu’il s’agit de traiter des données sensibles relatives aux salariés, telles que les informations liées à la gestion de la paie, les données d’identification personnelles ou les coordonnées bancaires. Il est donc crucial de garantir la sécurité de la transmission et du stockage de ces données afin d’éviter tout accès non autorisé et toute violation de données.

Pour protéger les registres financiers et de paie, les entreprises doivent mettre en place des systèmes de traitement des paiements cryptés et adopter des solutions de gestion de la paie sécurisées. Les plateformes de gestion de la paie dans le cloud sont dotées d’un cryptage avancé, de contrôles d’accès et de vérifications automatisées de la conformité. Elles permettent ainsi de préserver la confidentialité et l’exactitude des données. Par ailleurs, la réalisation d’analyses et d’audits réguliers permet de renforcer la protection des données salariales et de limiter les risques de fraude ou de divulgation d’informations sensibles.

Expertise en matière de traitement transfrontalier des données

La gestion sécurisée de la paie à distance implique également de se conformer à la législation du travail et aux réglementations fiscales transfrontalières. Les employeurs qui gèrent des équipes à distance dans plusieurs pays doivent veiller à ce que les normes régionales en matière de salaires, les lois relatives à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales soient respectées, tout en poursuivant leurs objectifs de croissance stratégique.

Pour aider les entreprises à faire face à l’augmentation de leur charge de travail due à leurs activités internationales ou à la dispersion géographique de leurs équipes, INS Global propose des solutions de paie spécialisées et sur mesure. Conçues pour répondre aux exigences propres à chaque pays en matière de conformité et de protection des données, ces solutions garantissent un traitement fluide et sécurisé des salaires de l’ensemble des collaborateurs à l’échelle internationale.

En définissant des autorisations d’accès en fonction des attributions de chaque salarié, il est possible de limiter l’accès aux données de rémunération au personnel habilité. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier d’un accompagnement professionnel et de directives pour sécuriser leurs informations personnelles, notamment en ce qui concerne les meilleures pratiques en matière d’utilisation de mots de passe robustes et d’activation de l’authentification à deux facteurs sur les plateformes de gestion de la paie.

En mettant en place une stratégie globale de gestion des équipes à distance, les entreprises peuvent à la fois renforcer la sécurité de leurs données et garantir l’efficacité de leurs collaborateurs à l’échelle internationale.

Les bonnes pratiques pour assurer la conformité et la confidentialité des données des télétravailleurs

De nos jours, garantir une gestion sécurisée et efficace des équipes à distance ne se limite plus à l’utilisation de solutions de sécurité, mais requiert une approche globale et proactive en matière de confidentialité des données et de conformité à la cybersécurité. Il est également primordial de prendre conscience des enjeux liés au télétravail, notamment en ce qui concerne les données personnelles ou sensibles. En appliquant les bonnes pratiques suivantes, les entreprises peuvent considérablement réduire ces risques et mettre en place une infrastructure de travail à distance résiliente.

Prendre le temps de comprendre les besoins de l’entreprise en matière de données

La première étape pour garantir la conformité consiste à comprendre en profondeur les données que les entreprises collectent, traitent et stockent, notamment :

• Les informations personnelles identifiables (PII), telles que les noms, les adresses et les numéros de carte d’identité nationale.
• Les données sensibles relatives au recrutement ou aux finances, y compris les détails de la paie, les dossiers fiscaux et les informations bancaires.
• Les données clients recueillies via les systèmes CRM ou les plateformes numériques

La sécurisation des données commence par un exercice de cartographie permettant d’identifier leur provenance, leur lieu de stockage, les utilisateurs autorisés et les mesures de protection en place. Cette cartographie permet d’identifier rapidement les vulnérabilités et d’adapter les politiques aux réglementations locales ou régionales en vigueur, telles que le RGPD, la CCPA, la LGPD au Brésil ou la PIPL en Chine.

Faire appel à des professionnels fiables

Collaborer avec des prestataires externes, tels que des plateformes RH, des fournisseurs de services cloud ou des sociétés de portage salarial, permet de bénéficier d’une expertise supplémentaire en matière de bonnes pratiques et de protection des données. Il est toutefois important de respecter les points suivants :

• Optez pour des prestataires de services évalués en consultant les avis de tiers, les études de cas et les témoignages de clients vérifiés.
• Veillez à ce que les fournisseurs détiennent des certifications de sécurité reconnues, comme la conformité aux normes ISO/IEC 27001 ou SOC 2.
• Établissez des accords explicites sur le traitement des données (DPA) avec vos différents partenaires, en précisant les obligations relatives au traitement et à la gestion des incidents.

Faire appel à des partenaires réputés et expérimentés, comme INS Global, permet de garantir le respect des réglementations en vigueur dans l’ensemble des juridictions, tout en protégeant les données des salariés conformément aux normes les plus strictes.

Auditer régulièrement les systèmes

La réalisation d’audits réguliers des systèmes est indispensable pour garantir le respect des exigences en matière de cybersécurité et de protection des données. Ces audits doivent porter sur les éléments suivants :

• Les contrôles d’accès ‎– Quels acteurs disposent d’un droit d’accès aux données sensibles
• Les logiciels et les infrastructures – Toutes les plateformes, applications et serveurs ont-ils été mis à jour et corrigés de manière adéquate ?
• Les politiques de collecte de données ‎– ‎Les données obsolètes ou inutiles sont-elles supprimées de manière sécurisée, dans le respect des délais légaux ?
• Les plans d’intervention en cas d’incident ‎–‎ Les équipes internes sont-elles en mesure d’intervenir efficacement en cas de violation, tout en respectant les délais de notification requis (par exemple, les 72 heures prévues par le RGPD) ?

Dans ce contexte, faire appel chaque année à des experts externes pour évaluer la conformité et valider les dispositifs de sécurité constitue une garantie de légitimité. Cela permet également de mettre en lumière d’éventuelles failles qui pourraient échapper aux contrôles internes.

Suivre les réformes réglementaires

Les réglementations en matière de confidentialité des données évoluent rapidement et leur non-respect peut avoir des conséquences financières importantes. L’ignorance de ces réglementations ne peut en aucun cas être invoquée comme excuse. Pour rester en conformité avec la législation, il est important de :

• S’abonner aux communications fournies par les autorités judiciaires officielles ou par des experts juridiques reconnu.
• Vérifier et mettre à jour les politiques de confidentialité et les protocoles de cybersécurité au moins une fois par an.
• Recourir à des partenaires experts pour suivre activement les évolutions réglementaires dans les juridictions concernées et adapter les stratégies en conséquence.

Comment INS Global aide les entreprises en matière de confidentialité des données et de cybersécurité

Naviguer dans la complexité des réglementations relatives à la confidentialité des données et mettre en place des dispositifs de cybersécurité efficaces constitue un défi majeur, notamment pour les entreprises dont les équipes travaillent à distance dans plusieurs juridictions. INS Global propose un accompagnement expérimenté et des solutions conçues par des experts pour garantir la conformité avec les lois internationales et sécuriser les environnements de travail à distance.

Après avoir accompagné plusieurs centaines d’entreprises dans leur mise en conformité avec les réglementations internationales en matière d’emploi, INS Global est idéalement positionnée pour aider les sociétés à élaborer des politiques de protection des données conformes aux exigences régionales en constante évolution, en 2025 et les années à venir. Ses services comprennent l’évaluation des risques, la mise en œuvre de politiques et une supervision continue permettant de protéger les données sensibles et les activités commerciales.

INS Global aide également à mettre en place des cadres de travail à distance sécurisés, comprenant notamment des mesures de contrôle d’accès, des programmes de formation à la cybersécurité et des audits de conformité. En faisant appel à INS pour recruter des équipes à travers le monde, les entreprises peuvent développer leur main-d’œuvre à distance en toute confiance, sans compromettre la sécurité ou la conformité réglementaire.

Renforcez l’efficacité de vos télétravailleurs grâce aux conseils d’experts

L’année 2025 a été marquée par un nombre sans précédent de menaces en matière de cybersécurité. Les cybercriminels perfectionnent en effet leurs techniques d’attaque au même rythme que les dispositifs et solutions de protection évoluent. La confidentialité des données et la cybersécurité sont donc désormais des priorités essentielles pour les entreprises ayant recours au télétravail ou à des modèles hybrides. Face à l’évolution constante des réglementations internationales, il est essentiel pour les entreprises d’adopter une démarche proactive afin de sécuriser leurs systèmes et de garantir leur conformité au RGPD, à la CCPA et à d’autres législations internationales.

Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à protéger vos télétravailleurs et à garantir la conformité dans un monde de plus en plus numérique.