Espandersi negli Stati Uniti presenta enormi opportunità per le aziende nuove o già stabilite. Con un mercato vasto di consumatori, numerosi ambienti disseminati tra vari Stati e località, e l’accesso ad un’innovazione d’avanguardia, gli Stati Uniti offrono qualcosa per ogni azienda alla ricerca di crescita globale, riconoscimento e successo a lungo termine. Tuttavia, evitare i pericoli e ottimizzare le complicazioni o stabilire un’entità locale legalmente riconosciuta in un nuovo paese richiede sempre un’attenta pianificazione, e gli Stati Uniti non fanno eccezione, con successo, richiedendo una buona comprensione di come creare una filiale negli Stati Uniti in mezzo a considerazioni normative, finanziarie e operative locali uniche.
Mentre costituire una filiale, o società sussidiaria, negli Stati Uniti fornisce molti vantaggi, tra cui la protezione di responsabilità e benefici fiscali, il processo coinvolto nell’incorporazione, così come la sua costante conformità e la gestione, possono essere intricati e dispendiosi. Le società devono adempiere sia a leggi statali che federali, ottenere le registrazioni necessarie, e mantenere una corretta governance aziendale per garantirsi il buon funzionamento.
Per aiutarvi, questa guida fornisce una panoramica esaustiva di che cos’è una filiale aziendale estera nel contesto degli Stati Uniti, i passi chiave coinvolti nella costituzione della stessa, ed esplora approcci alternativi, come collaborare con un Employer of Record (EOR) negli Stati Uniti. Per molte aziende, un EOR può offrire una soluzione più economica e veloce per entrare nel mercato statunitense gestendo le responsabilità legate all’impiego senza richiedere la costituzione di una filiale formale. Valutando i pro e i contro di ogni opzione, le aziende possono prendere decisioni informate che si allineano con i loro obiettivi a lungo termine e strategie di espansione.
Che cos’è una filiale estera?
In termini generali, una filiale, una società sussidiaria, è una società appartenente o controllata da un’altra azienda, che funge da azienda madre. Una filiale opera come un’entità legale indipendente a proprio modo ma rimane sotto il controllo diretto della propria società madre. Questo tipo di relazione strutturale permette alle aziende di espandersi in nuovi mercati mentre si mitigano i rischi finanziari ed operativi tramite una separazione di responsabilità
Spesso, una filiale può essere interamente posseduta (controllata al 100% dalla società madre) o parzialmente posseduta (in cui la società madre detiene una partecipazione di maggioranza ma non l’intera quota), anche se a seconda dello Stato e del settore possono applicarsi leggi e trattamenti fiscali diversi.
Definizione e caratteristiche chiave di una filiale aziendale estera negli Stati Uniti
Solitamente definita dal diritto societario dei singoli Stati degli Stati Uniti, una filiale estera è un’entità commerciale giuridicamente distinta che è costituita ai sensi del diritto statale ed è di proprietà maggioritaria di un’altra entità aziendale, nota come società madre. La percentuale della filiale controllata di cui è proprietaria la capogruppo può variare dal 50 al 100%.
Negli Stati Uniti, questa struttura permette alle aziende internazionali di stabilire una presenza locale pur mantenendo un grado di separazione dalle sue operazioni principali.
Caratteristiche chiave di una filiale estera negli Stati Uniti
✅ Entità giuridica distinta – Una filiale è giuridicamente distinta dalla sua società madre, il che significa che opera come un’entità indipendente con i propri diritti, obblighi e responsabilità fiscali. Questa separazione garantisce che eventuali debiti, controversie legali o obblighi finanziari sostenuti dalla filiale non abbiano un impatto diretto sulla società madre, fatta eccezione per la quota di proprietà della capogruppo. Ciò è in diretto contrasto con altre strutture più semplici utilizzate dalle società madri, come una filiale, che non è un’entità separata.
✅ Responsabilità Limitata – Uno dei maggiori vantaggi della creazione di una filiale negli Stati Uniti è il concetto di responsabilità limitata. Il rischio della società madre è generalmente limitato al capitale che ha investito nella filiale controllata, proteggendola da perdite finanziarie o sanzioni. Questa protezione è particolarmente utile nei settori che presentano un elevato rischio di contenzioso, quali i prodotti farmaceutici o la tecnologia, o in quelli a rischio considerevole, come i servizi finanziari.
✅ Conformità locale e obblighi normativi – Una filiale operante negli Stati Uniti deve rispettare le leggi federali, statali e locali, che includono:
- Corporate Governance – Deposito di statuti, nomina degli amministratori, e il mantenimento costante dei registri aziendali.
- Leggi sul lavoro – Aderendo alle normative del lavoro a tutti i livelli, dal Fair Labor Standards Act (FLSA) per le protezioni dei lavoratori specifiche dello stato e oltre.
- Conformità fiscale – Registrazione presso il Internal Revenue Service (IRS) e le agenzie fiscali statali applicabili, deposito dichiarazioni dei redditi delle società, e garantire la conformità con i regolamenti sulle imposte sui salari.
- Informativa finanziaria – A seconda dello stato e del tipo di entità, le controllate possono essere soggette a controlli annuali, informazioni finanziarie (e rendicontazione SEC se negoziate pubblicamente).
✅ Residenza fiscale e benefici – Una filiale controllata costituita e gestita negli Stati Uniti è considerata come un ente residente fiscale statunitense, il che significa che è soggetta all’imposta sul reddito delle società a livello federale e statale. Tuttavia, questo status consente anche l’accesso a vari vantaggi fiscali, quali:
- Corporate Tax Rate – A partire dal 2025, l’aliquota fiscale federale per le società residenti è un tasso forfettario del 21%, con imposte statali che variano inoltre dallo 0% (ad esempio Wyoming, South Dakota) a oltre il 9% (ad esempio California, New Jersey).
- Accordi sulla doppia imposizione (DTA) – Gli Stati Uniti hanno trattati fiscali con oltre 60 paesi, che possono aiutare le aziende straniere evitare la doppia imposizione e beneficiare di aliquote ridotte di ritenuta fiscale su dividendi, interessi e royalties.
- Incentivi specifici per lo Stato – Alcuni stati, come il Delaware e il Nevada, offrono politiche fiscali favorevoli che attirano le imprese straniere riducendo o eliminando le imposte societarie in situazioni specifiche.
✅ Flessibilità operativa – A differenza di una filiale, che opera tipicamente all’interno dell’ambito della società madre, una filiale controllata ha una maggiore autonomia operativa, il che significa che può entrare in nuovi settori, formare le proprie partnership, richiedere contratti governativi, garantire un finanziamento indipendente senza controllo parentale diretto. Questa flessibilità consente alle imprese di adattare le loro operazioni alle nuove opportunità del mercato statunitense e di rispondere efficacemente alla domanda dei consumatori locali.
Tipo di filiali aziendali negli Stati Uniti
Le aziende che si espandono negli Stati Uniti possono strutturare la propria filiale in modi diversi, a seconda delle preferenze fiscali e operative, tra cui:
- Società controllata al 100% – Società interamente posseduta dalla società madre, che conferisce a quest’ultima il pieno controllo sulle proprie attività.
- Società controllata parzialmente : la società madre detiene più del 50% ma meno del 100% delle azioni della filiale, consentendo un’influenza significativa pur condividendo la proprietà con altri azionisti.
- Sussidiaria di joint venture : costituita tramite una partnership tra due o più società, ciascuna delle quali contribuisce con risorse e condivide proprietà, controllo e profitti come delineato in un accordo di joint venture.
- Sussidiaria qualificata del sottocapitolo S (QSub) – Una sussidiaria posseduta al 100% da una società S, che consente alla sussidiaria di essere trattata come un’entità ignorata ai fini fiscali.
- Società sussidiaria di un Captive Real Estate Investment Trust (REIT): un’entità con una quota di proprietà della società madre superiore al 50%, utilizzata principalmente per detenere attività immobiliari al fine di raggiungere specifici obiettivi fiscali e finanziari.
Cos’è una filiale estera negli Stati Uniti?
Una sussidiaria estera è una sussidiaria costituita negli Stati Uniti in cui un’entità aziendale estera detiene la maggioranza delle azioni . Questa struttura consente alle aziende internazionali di operare all’interno degli Stati Uniti mantenendo un livello di separazione che offre indipendenza finanziaria e operativa.
Oltre ai consueti requisiti riguardanti le filiali, le filiali estere devono rispettare il Foreign Investment in Real Property Tax Act (FIRPTA), l’ US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) e le normative specifiche del settore, il che rende la consulenza legale particolarmente utile per una corretta conformità.
In che modo le sussidiarie differiscono dalle filiali e dagli uffici di rappresentanza negli Stati Uniti
Quando ci si espande negli Stati Uniti è fondamentale comprendere le differenze tra le strutture aziendali:
| Struttura aziendale | Persona giuridica | Responsabilità | Benefici fiscali | Attività commerciali |
| Sussidiaria | Entità separata | Limitato all’investimento | Idoneo per incentivi fiscali locali | Ampio raggio operativo |
| Filiale | Non separato dalla società madre | Piena responsabilità del genitore | Nessun vantaggio fiscale locale | Limitato alle operazioni della società madre |
| Ufficio di rappresentanza | Non separato dalla società madre |
Responsabilità minima | Non applicabile | Solo ricerche di mercato e collegamento |
Perché dovreste creare una filiale estera negli Stati Uniti?
Gli Stati Uniti rappresentano una porta d’accesso strategica al commercio globale e offrono numerosi vantaggi:
- Ambiente favorevole alle imprese: Gli Stati Uniti si sono costantemente classificati tra le prime 10 economie per fare affari in termini di clima aziendale, sistema legale e accessibilità al mercato finanziario
- Accesso strategico al mercato: gli Stati Uniti forniscono l’accesso a un’economia da 26 trilioni di dollari e l’accesso ad accordi commerciali di impatto globale come l’USMCA
- Vantaggi fiscali: Le aliquote fiscali federali per le società sono del 21%, con incentivi statali disponibili
- Infrastruttura di livello mondiale: Gli Stati Uniti si classificano al 13 ° posto nel mondo in termini di qualità delle infrastrutture locali e globali
- Forte protezione della proprietà intellettuale: gli Stati Uniti mantengono solide leggi sui brevetti e sul copyright, proteggendo gli investimenti degli investitori stranieri
Passaggi e requisiti legali e normativi per le filiali negli Stati Uniti
Per costituire una filiale negli Stati Uniti, le aziende devono seguire un processo legale e normativo strutturato. I passaggi chiave includono:
- Scegli uno Stato per l’incorporazione
Selezionare lo stato giusto per la costituzione è fondamentale, poiché diversi stati hanno strutture fiscali, contesti normativi e incentivi aziendali diversi. Alcune delle scelte più popolari includono:
- Delaware – Noto per le sue leggi favorevoli alle imprese, le strutture aziendali flessibili e la Corte di Cancelleria ben consolidata per la risoluzione delle controversie commerciali.
- Texas – Non prevede alcuna imposta statale sul reddito, il che lo rende interessante per le aziende che cercano di ridurre al minimo gli oneri fiscali.
- Florida – Offre politiche fiscali favorevoli e un clima imprenditoriale solido, in particolare per le aziende nei settori del turismo, della tecnologia e del settore immobiliare.
- California e New York : nonostante questi stati abbiano tasse e normative più elevate, garantiscono l’accesso a mercati e settori industriali importanti.
- Registrati presso le autorità statali
Una volta scelto lo Stato, la società deve registrare formalmente la propria filiale depositando i documenti appropriati presso l’ufficio del Segretario di Stato:
- Le società devono depositare l’atto costitutivo , che delinea l’obiettivo aziendale, la struttura e le regole di governance.
- Le società a responsabilità limitata (LLC) devono presentare uno statuto , che stabilisca la filiale come entità giuridica separata dalla società madre.
- In alcuni stati potrebbero essere richiesti ulteriori documenti, come licenze commerciali o permessi, a seconda del settore.
- Ottieni un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)
Un Employer Identification Number (EIN) è un ID fiscale univoco rilasciato dall’Internal Revenue Service (IRS) . È richiesto per:
- Presentazione delle dichiarazioni dei redditi federali e statali.
- Apertura di conti bancari aziendali.
- Assunzione di dipendenti ed elaborazione delle buste paga.
Le aziende possono richiedere un EIN online tramite il sito web dell’IRS o tramite un servizio di terze parti.
- Nominare un agente registrato
Un agente registrato è un rappresentante designato con sede negli Stati Uniti che riceve e gestisce documenti legali e fiscali ufficiali per conto della sussidiaria . Questo è un requisito obbligatorio in tutti gli stati e aiuta a garantire la conformità con i processi legali, come cause legali o notifiche fiscali. Molte aziende utilizzano servizi di agente registrato professionale per svolgere questo ruolo.
- Rispettare le leggi fiscali federali e statali
Gli obblighi fiscali variano a seconda dello stato di costituzione, della struttura aziendale e del fatturato. I principali requisiti fiscali includono:
- Imposta federale sul reddito delle società : la maggior parte delle filiali deve presentare le dichiarazioni dei redditi aziendali all’IRS.
- Imposte statali – Alcuni stati impongono imposte sul reddito, imposte di franchigia o imposte sulle entrate lorde.
- Registrazione dell’imposta sulle vendite : obbligatoria se l’azienda vende beni o servizi soggetti a imposta.
- Imposte sulla busta paga : le aziende con dipendenti devono trattenere e versare le imposte federali e statali sulla busta paga.
- Mantenere la conformità alla governance aziendale
Per rimanere in regola con le autorità di regolamentazione, le filiali devono rispettare le regole di governance aziendale, che in genere includono:
- Presentazione di relazioni annuali allo Stato, che descrivono le attività aziendali e la situazione finanziaria.
- Tenere riunioni del consiglio di amministrazione e conservare i verbali delle decisioni chiave (per le aziende).
- Aggiornare le licenze e i permessi aziendali secondo necessità.
La mancata osservanza di questi requisiti può comportare sanzioni o la perdita dello stato di buona reputazione.
Considerazioni aggiuntive
A seconda della natura dell’attività, le aziende potrebbero dover affrontare ulteriori problemi legali e operativi, tra cui:
- Sponsorizzazione del visto e conformità all’immigrazione : le aziende straniere che intendono assumere dipendenti internazionali potrebbero dover sponsorizzare visti di lavoro, come i visti L-1 (trasferimento intra-aziendale) o H-1B (occupazione specialistica) .
- Tutela della proprietà intellettuale : le aziende che operano nei settori della tecnologia, dell’intrattenimento o della produzione dovrebbero proteggere i propri marchi, brevetti o diritti d’autore presso l’Ufficio brevetti e marchi degli Stati Uniti (USPTO).
- Requisiti assicurativi aziendali : le aziende potrebbero dover stipulare un’assicurazione di responsabilità civile generale, un’assicurazione contro gli infortuni sul lavoro o un’assicurazione di responsabilità professionale per mitigare i rischi.
Valutazione dei pro e dei contro delle filiali negli Stati Uniti
Vantaggi
Incentivi fiscali: Gli Stati Uniti offrono alle aziende locali crediti d’imposta per incentivi alla ricerca e sviluppo e agli investimenti nella maggior parte delle aree e dei settori.
Presenza sul mercato: un’entità locale crea credibilità a lungo termine, consente la partecipazione a gare d’appalto governative e semplifica la gestione della catena di fornitura.
Controllo operativo: una filiale con sede negli Stati Uniti consente una maggiore autonomia nelle decisioni locali in materia di assunzioni e gestione.
Sfide
Complessità normativa: Mentre la costituzione di una società negli Stati Uniti è relativamente semplice, la conformità alle leggi multilivello come quelle esistenti negli Stati Uniti richiede inutilmente molto tempo ed è soggetta a interpretazioni errate.
Costi elevati: Costituzione, uffici e assunzioni possono essere costosi (costo medio per l’istituzione di una filiale negli Stati Uniti: $ 50.000–$ 100.000).
Processi lunghi: la registrazione e la conformità aziendale possono richiedere diversi mesi, soprattutto se vengono commessi degli errori.
Perché non dovresti creare una filiale negli Stati Uniti? Esplorare le alternative
Cos’è un datore di lavoro registrato (EOR) secondo gli Stati Uniti?
Un Employer of Record (EOR) è un’organizzazione terza che funge da datore di lavoro ufficiale per la forza lavoro di un’azienda, in genere in un paese o giurisdizione specifici in cui l’azienda non ha un’entità legale consolidata . Negli Stati Uniti, un EOR assume le responsabilità legali e amministrative dell’assunzione di lavoratori per conto di un’azienda, eliminando così la necessità per l’azienda di stabilire una sussidiaria o un’entità legale . Questa soluzione è particolarmente vantaggiosa per le aziende straniere che desiderano espandersi nel mercato statunitense in modo rapido, conforme e conveniente .
Funzioni chiave di un datore di lavoro registrato
Agendo come datore di lavoro ufficiale, un EOR gestisce attività critiche legate all’occupazione, tra cui:
✅ Elaborazione buste paga : un EOR gestisce i calcoli essenziali delle buste paga, la distribuzione dei salari e le ritenute fiscali in piena conformità con le normative federali, statali e locali. Negli Stati Uniti, ciò include i contributi della previdenza sociale, Medicare e l’assicurazione contro la disoccupazione.
✅ Conformità fiscale : l’EOR garantisce che tutte le imposte necessarie sulla busta paga siano presentate e pagate, aiutando le aziende a evitare rischi legali e sanzioni associate alla non conformità. Può anche fornire competenza legale che aiuta le aziende a evitare pagamenti non necessari e a massimizzare i ricavi.
✅ Amministrazione dei benefit per i dipendenti : l’EOR agevola i benefit obbligatori e altri benefit complementari comuni, quali assicurazione sanitaria, piani pensionistici (ad esempio 401(k)), ferie retribuite e indennità per infortuni sul lavoro, garantendo il rispetto delle leggi sul lavoro degli Stati Uniti e aumentando l’attrattiva di un’azienda con potenziali assunzioni.
✅ Gestione delle risorse umane e della conformità : l’EOR supervisiona la formazione e la gestione dei contratti di lavoro, inclusi l’inserimento, i controlli dei precedenti e le risoluzioni, garantendo al contempo la conformità alle leggi sul lavoro come il Fair Labor Standards Act (FLSA), il Family and Medical Leave Act (FMLA) e le leggi antidiscriminazione applicate dall’Equal Employment Opportunity Commission (EEOC).
✅ Supporto per visti di lavoro e immigrazione : se si assumono dipendenti stranieri negli Stati Uniti, un EOR può gestire le sponsorizzazioni dei visti, i permessi di lavoro e la conformità alle leggi sull’immigrazione degli Stati Uniti, come le normative sui visti H-1B.
Perché utilizzare un datore di lavoro ufficiale negli Stati Uniti?
Per le aziende che si espandono negli Stati Uniti , l’utilizzo di un EOR offre diversi vantaggi considerevoli rispetto alla creazione di un’entità sussidiaria :
- Ingresso più rapido nel mercato: l’istituzione di una sussidiaria può richiedere mesi a causa delle scartoffie di costituzione, delle registrazioni fiscali e delle procedure di conformità. Un EOR consente alle aziende di iniziare ad assumere entro pochi giorni.
- Risparmio sui costi: la costituzione di un’entità legale comporta spese amministrative, parcelle legali e costi operativi continui. Un EOR elimina queste spese generali.
- Rischio ridotto: orientarsi tra le leggi sul lavoro degli Stati Uniti può essere complesso, soprattutto perché ogni stato ha normative e best practice diverse. Un EOR garantisce conformità e competitività in tutte le giurisdizioni .
- Concentrazione sulla crescita aziendale: con risorse umane, buste paga e conformità gestite dall’EOR, le aziende possono concentrarsi sull’ampliamento delle operazioni, sulle vendite e sull’acquisizione di clienti.
I vantaggi dell’utilizzo di un EOR rispetto a una sussidiaria
| Filiale sussidiaria | Employer of Record (EOR) | |
| Tempo di configurazione | 3–6 mesi | 1–2 settimane |
| Requisiti di entità giuridica | SÌ | NO |
| Rischio di errore di conformità | Alto | Basso |
| Onere amministrativo | Alto | Minimo |
| Flessibilità nelle assunzioni | Limitato alle leggi degli Stati Uniti | Possibilità di assunzione immediata |
| Costo | $ 50.000+ | * |
(*Le strutture tariffarie EOR possono variare, essendo in genere una frazione dello stipendio mensile del lavoratore impiegato)
Un EOR consente alle aziende di espandersi nel mercato statunitense senza dover superare ostacoli normativi , riducendo il time-to-market e minimizzando i rischi.
Conclusione: semplificare l’espansione con INS Global
Sebbene l’istituzione di una filiale negli Stati Uniti offra vantaggi come credibilità di mercato e incentivi fiscali, le complessità della conformità normativa, della gestione finanziaria e della supervisione operativa possono essere schiaccianti . Invece di affrontare queste sfide da sole, le aziende possono considerare i vantaggi di collaborare con i servizi Employer of Record (EOR) locali di INS Global.
Dal 2006 le aziende si sono affidate alla nostra competenza per accedere a oltre 160 mercati in tutto il mondo, compresi gli Stati Uniti, in modo efficiente e senza rischi. INS Global semplifica l’ingresso nel mercato statunitense gestendo contratti di lavoro, buste paga e conformità, consentendo alle aziende di concentrarsi sulla crescita.
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What is a Subsidiary?
In general terms, a subsidiary is a company owned or controlled by another company which is in turn known as the parent company. A subsidiary operates as an independent legal entity in its own way but remains under the direct control of its parent company. This type of structural relationship allows businesses to expand into new markets while mitigating financial and operational risks through a separation of liability.
Often, a subsidiary can be wholly owned (100% control by the parent company) or partially owned (where the parent owns a majority stake but not the entirety), though depending on the state and industry, different laws and tax treatments may apply.
Definition and Key Characteristics of a Subsidiary in the US
Typically defined by the corporate law of individual US states, a subsidiary is a legally distinct business entity that is incorporated under state law and is majority-owned by another corporate entity, known as the parent company. The percentage of the subsidiary that the parent company owns can be anywhere from 50-100%.
In the US, this structure allows international businesses to establish a local presence while maintaining a degree of separation from their primary operations
Key Characteristics of a US Subsidiary
✅ Separate Legal Entity – A subsidiary is legally distinct from its parent company, meaning it operates as an independent entity with its own rights, obligations, and liabilities. This separation ensures that any debts, legal disputes, or financial obligations incurred by the subsidiary do not directly impact the parent company, except for the parent’s ownership stake. This is in direct contrast to other simpler structures used by parent companies like a branch office, which is not a separate entity.
✅ Limited Liability Protection – One of the biggest advantages of setting up a subsidiary in the US is the concept of limited liability. The parent company’s risk is generally restricted to the capital it has invested in the subsidiary, safeguarding it from financial losses or penalties. This protection is particularly valuable in industries with high litigation risks, such as pharmaceuticals or technology, or industries of considerable risk, such as financial services.
✅ Local Compliance and Regulatory Obligations – A subsidiary operating in the US must comply with federal, state, and local laws, which include:
- Corporate Governance – Filing articles of incorporation, appointing directors, and maintaining constant corporate records.
- Employment Laws – Adhering to labor regulations at every level, from the Fair Labor Standards Act (FLSA) to state-specific worker protections and beyond.
- Tax Compliance – Registering with the Internal Revenue Service (IRS) and applicable state tax agencies, filing corporate tax returns, and ensuring compliance with payroll tax regulations.
- Financial Reporting – Depending on the state and entity type, subsidiaries may be subject to annual audits, financial disclosures (and SEC reporting if publicly traded).
✅ Tax Residency and Benefits – A subsidiary incorporated and managed in the US is considered a US tax resident, meaning it is subject to corporate income tax at both the federal and state levels. However, this status also allows access to various tax benefits, such as:
- Corporate Tax Rate – As of 2025, the federal corporate tax rate is a flat rate of 21% for resident companies, with state taxes additionally varying from 0% (e.g., Wyoming, South Dakota) to over 9% (e.g., California, New Jersey).
- Double Taxation Agreements (DTAs) – The US has tax treaties with over 60 countries, which can help foreign companies avoid double taxation and benefit from reduced withholding tax rates on dividends, interest, and royalties.
- State-Specific Incentives – Certain states, such as Delaware and Nevada, offer tax-friendly policies that attract foreign businesses by reducing or eliminating corporate taxes in specific situations.
✅ Operational Flexibility – Unlike a branch office, which typically operates within the parent company’s scope, a subsidiary has greater operational autonomy, meaning it can enter new industries, form its own partnerships, apply for government contracts, and secure independent financing without direct parental control. This flexibility enables businesses to tailor their operations to new opportunities in the US market and respond to local consumer demands effectively.
Types of Subsidiaries in the US
Companies expanding into the US can structure their subsidiary in different ways, depending on tax and operational preferences, including:
- Wholly Owned Subsidiary – A company entirely owned by the parent company, giving the parent full control over its operations.
- Partially Owned Subsidiary – The parent company holds more than 50% but less than 100% of the subsidiary’s shares, allowing significant influence while sharing ownership with other stakeholders.
- Joint Venture Subsidiary – Formed through a partnership between two or more companies, each contributing resources and sharing ownership, control, and profits as outlined in a joint venture agreement.
- Qualified Subchapter S Subsidiary (QSub) – A subsidiary that is 100% owned by an S corporation, allowing the subsidiary to be treated as a disregarded entity for tax purposes.
- Captive Real Estate Investment Trust (REIT) Subsidiary – An entity with more than 50% ownership by the parent company, primarily used for holding real estate assets to achieve specific tax and financial objectives.
What is a Foreign Subsidiary in the US?
A foreign subsidiary is a subsidiary incorporated in the US where a foreign corporate entity holds the majority of shares. This structure allows international businesses to operate within the US while maintaining a level of separation offering financial and operational independence.
In addition to the usual requirements concerning subsidiaries, foreign subsidiaries must comply with the Foreign Investment in Real Property Tax Act (FIRPTA), the US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), and industry-specific regulations, making legal counsel particularly helpful for proper compliance.
How Subsidiaries Differ from Branches and Representative Offices in the US
Understanding the differences between business structures is crucial when expanding into the US:
|
Business Structure |
Legal Entity |
Liability |
Tax Benefits |
Business Activities |
|
Subsidiary |
Separate entity |
Limited to investment |
Eligible for local tax incentives |
Broad operational scope |
|
Branch Office |
Not separate from parent |
Full liability on parent |
No local tax benefits |
Limited to parent company’s operations |
|
Representative Office |
Not separate from parent |
Minimal liability |
Not applicable |
Market research and liaison only |
Why Should You Create a Foreign Subsidiary in the US?
The US is a strategic gateway to global commerce, offering numerous advantages:
- Pro-Business Environment – The US consistently ranked among the top 10 economies for doing business in terms of business climate, legal system, and financial market accessibility
- Strategic Market Access – The US provides entry to a $26 trillion economy and access to globally impactful trade agreements like USMCA
- Tax Benefits – Federal corporate tax rates are 21%, with state incentives available
- World-Class Infrastructure – The US ranks 13th worldwide in terms of the quality of local and global infrastructure
- Strong IP Protections – The US maintains robust patent and copyright laws, protecting investments for foreign investors
Legal and Regulatory Steps and Requirements for Subsidiaries in the U.S.
Establishing a subsidiary in the United States requires businesses to follow a structured legal and regulatory process. The key steps include:
- Choose a State for Incorporation
Selecting the right state for incorporation is crucial, as different states have varying tax structures, regulatory environments, and business incentives. Some of the most popular choices include:
- Delaware – Known for its business-friendly laws, flexible corporate structures, and well-established Court of Chancery for resolving business disputes.
- Texas – Offers no state income tax, making it attractive for businesses looking to minimize tax burdens.
- Florida – Provides favorable tax policies and a strong business climate, particularly for companies in tourism, technology, and real estate.
- California & New York – While these states have higher taxes and regulations, they provide access to major markets and industries.
- Register with State Authorities
Once a state is chosen, the company must formally register its subsidiary by filing the appropriate documents with the Secretary of State’s office:
- Corporations must file Articles of Incorporation, which outline the business purpose, structure, and governance rules.
- Limited Liability Companies (LLCs) must file Articles of Organization, which establish the subsidiary as a legal entity separate from the parent company.
- Some states may also require additional filings, such as business licenses or permits, depending on the industry.
- Obtain an Employer Identification Number (EIN)
An Employer Identification Number (EIN) is a unique tax ID issued by the Internal Revenue Service (IRS). It is required for:
- Filing federal and state taxes.
- Opening business bank accounts.
- Hiring employees and processing payroll.
Businesses can apply for an EIN online via the IRS website or through a third-party service.
- Appoint a Registered Agent
A registered agent is a designated U.S.-based representative who receives and deals with official legal and tax documents on behalf of the subsidiary. This is a mandatory requirement in all states and helps ensure compliance with legal processes, such as lawsuits or tax notices. Many businesses use professional registered agent services to fulfill this role.
- Comply with Federal and State Tax Laws
Tax obligations vary depending on the state of incorporation, business structure, and revenue. Key tax requirements include:
- Federal Corporate Income Tax – Most subsidiaries must file corporate tax returns with the IRS.
- State Taxes – Some states impose income taxes, franchise taxes, or gross receipts taxes.
- Sales Tax Registration – Required if the business sells taxable goods or services.
- Payroll Taxes – Businesses with employees must withhold and remit federal and state payroll taxes.
- Maintain Corporate Governance Compliance
To remain in good standing with regulatory authorities, subsidiaries must adhere to corporate governance rules, which typically include:
- Filing annual reports with the state, outlining business activities and financial status.
- Holding board meetings and maintaining records of key decisions (for corporations).
- Updating business licenses and permits as needed.
Failure to comply with these requirements may result in penalties or loss of good standing status.
Additional Considerations
Depending on the nature of the business, companies may need to address additional legal and operational concerns, including but not limited to:
- Visa Sponsorship & Immigration Compliance – Foreign companies planning to hire international employees may need to sponsor work visas, such as the L-1 (intra-company transfer) or H-1B (specialty occupation) visas.
- Intellectual Property Protection – Businesses in technology, entertainment, or manufacturing should secure trademarks, patents, or copyrights with the U.S. Patent and Trademark Office (USPTO).
- Business Insurance Requirements – Companies may need to purchase general liability insurance, workers’ compensation insurance, or professional liability insurance to mitigate risks.
Evaluating the Pros and Cons of Subsidiaries in the US
Advantages
Tax Incentives – The US offers local companies tax credits for R&D and investment incentives in most areas and industries.
Market Presence – A local entity builds long-term credibility, enables government contract bidding, and eases supply chain management.
Operational Control – A US-based subsidiary allows greater autonomy in local hiring and management decisions.
Challenges
Regulatory Complexity – While incorporation in the US is comparatively straightforward, compliance with multi-tiered laws such as those that exist in the US is unnecessarily time-consuming and open to misinterpretation.
High Costs – Incorporation, office space, and hiring can be costly (average cost of setting up a US subsidiary: $50,000–$100,000).
Lengthy Processes – Business registration and compliance can take several months, particularly if there are errors made.
Why Shouldn’t You Set Up a Subsidiary in the US? Exploring Alternatives
What is an Employer of Record (EOR) According to the US?
An Employer of Record (EOR) is a third-party organization that serves as the official employer for a company’s workforce, typically in a specific country or jurisdiction where the company has no established legal entity. In the United States, an EOR takes on the legal and administrative responsibilities of employing workers on behalf of a business, thereby eliminating the need for the company to establish a subsidiary or legal entity. This solution is particularly beneficial for foreign businesses looking to expand into the US market quickly, compliantly, and cost-effectively.
Key Functions of an Employer of Record
By acting as the official employer, an EOR handles critical employment-related tasks, including:
✅ Payroll Processing – An EOR manages essential payroll calculations, wage distribution, and tax withholdings in full compliance with federal, state, and local regulations. In the US, this includes Social Security contributions, Medicare, and unemployment insurance.
✅ Tax Compliance – The EOR ensures that all necessary payroll taxes are filed and paid, helping businesses avoid legal risks and penalties associated with non-compliance. It can also provide legal expertise that helps companies avoid unnecessary payments and maximize revenue.
✅ Employee Benefits Administration – The EOR facilitates mandatory and other common complementary benefits such as health insurance, retirement plans (e.g., 401(k)), paid time off, and workers’ compensation, ensuring adherence to US labor laws and boosting a company’s attractiveness with potential hires.
✅ HR and Compliance Management – The EOR oversees the formation and management of employment contracts, including onboarding, background checks, and terminations, while also ensuring compliance with employment laws such as the Fair Labor Standards Act (FLSA), Family and Medical Leave Act (FMLA), and anti-discrimination laws enforced by the Equal Employment Opportunity Commission (EEOC).
✅ Work Visa and Immigration Support – If hiring foreign employees in the US, an EOR can manage visa sponsorships, work permits, and compliance with US immigration laws, such as H-1B visa regulations.
Why Use an Employer of Record in the US?
For businesses expanding into the US, using an EOR offers several sizeable advantages over establishing a subsidiary entity:
- Faster Market Entry – Setting up a subsidiary can take months due to incorporation paperwork, tax registrations, and compliance procedures. An EOR enables companies to start hiring within days.
- Cost Savings – Incorporating a legal entity comes with administrative expenses, legal fees, and ongoing operational costs. An EOR eliminates these overhead expenses.
- Reduced Risk – Navigating US labor laws can be complex, especially since each state has different regulations and best practices. An EOR ensures compliance and competitiveness across all jurisdictions.
- Focus on Business Growth – With HR, payroll, and compliance managed by the EOR, companies can focus on scaling operations, sales, and customer acquisition.
The Benefits of Using an EOR Over a Subsidiary
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Subsidiary |
Employer of Record (EOR) |
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Time to Set Up |
3–6 months |
1–2 weeks |
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Legal Entity Requirement |
Yes |
No |
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Compliance Error Risk |
High |
Low |
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Administrative Burden |
High |
Minimal |
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Hiring Flexibility |
Limited to US laws |
Immediate hiring possible |
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Cost |
$50,000+ |
* |
(*EOR pricing structures may vary, typically being a fraction of the employed worker’s monthly salary)
An EOR allows companies to expand into the US market without needing to navigate regulatory hurdles, reducing time-to-market and minimizing risk.
Conclusion: Simplifying Expansion with INS Global
While setting up a subsidiary in the US offers benefits like market credibility and tax incentives, the complexities of regulatory compliance, financial management, and operational oversight can be overwhelming. Instead of navigating these challenges alone, businesses can consider the benefits of partnering with INS Global’s local Employer of Record (EOR) services.
Since 2006 companies have relied on our expertise to access 160+ markets worldwide, including the US, efficiently and risk-free. INS Global simplifies US market entry by managing employment contracts, payroll, and compliance, allowing businesses to focus on growth.
📞 Contact INS Global today to explore a streamlined approach to expansion.
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